Öffentliche Verwaltung im Wandel – Chancen des E-Government

Die Bürokratie hat als die öffentliches Verwaltungssystem in Deutschland bei vielen Bürgern nicht unbedingt den besten Ruf. Die Verwaltungsprozesse in den Ämtern sind häufig veraltet und dauern viel zu lange. Das 2013 in Kraft getretenen E-Government-Gesetz dient zur Förderung der Digitalisierung und Optimierung der öffentlichen Verwaltung in Bund, Ländern und Kommunen. Mit den Regelungen sollen Bürger und Unternehmen simplere, sicherere und nutzerfreundlichere Verwaltungsdienste zur Verfügung stehen. E-Government ist aber auch eine Chance, das Forderungsmanagement in der öffentlichen Verwaltung zu verbessern.
 

Das Wichtigste in Kürze

• Mit E-Government in der öffentlichen Verwaltung lassen sich Behördengänge auch online abwickeln, was die Zufriedenheit von Bürgern steigert.
• E-Government sorgt für eine effizientere, nutzerfreundlichere und sichere elektronische Kommunikation und Verwaltung in den Behörden. 
• Die Digitalisierung des Forderungsmanagements in der Verwaltung reduziert das Ausfallrisiko und erhöht die Liquidität der Kommunen.

Kurz erklärt: Was ist E-Government?

E-Government steht für Electronic Government, was übersetzt elektronische Regierung bedeutet. E-Government ermöglicht Bürgern und Unternehmen eine einfachere und sichere elektronische Kommunikation. Auch die Behörden profitieren davon, da so der Gang zum Amt meist nicht mehr erforderlich ist. Durch die Digitalisierung wird die öffentliche Verwaltung modernisiert, optimiert und bürgerfreundlicher – es können Anfragen, Anträge und Forderungen online erledigt werden. 

Seit 2013 gilt das E-Government-Gesetz in Deutschland, das die folgenden wesentlichen Regelungen beinhaltet:

• Eröffnung eines elektronischen Zugangs sowie De-Mail-Zugang in der Bundesverwaltung 
• Erleichterungen bei elektronischen Nachweisen und Zahlungen in Verwaltungsprozessen
• Festlegung der Grundsätze der elektronischen Aktenführung und des ersetzenden Scannens
• Erfüllung von Publikationspflichten durch elektronische Amts- und Verkündungsblätter 
• Verpflichtung zur Dokumentation und Analyse von Prozessen
• Regelung zur Bereitstellung von maschinenlesbaren Datenbeständen durch die Verwaltung 

E-Government schafft eine transparente, sichere, effiziente und kostengünstige Verwaltung, von der sowohl Bürger als auch Kommunen profitieren. 
 

Behördengänge online abwickeln: Vorteile von E-Government in der Verwaltung

Einen Antrag auf Soforthilfe stellen, eine Adressänderung mitteilen oder eine offene Forderung für die Gewerbesteuer begleichen – es gibt viele Berührungspunkte mit den Behörden. Mit E-Government sollen die Kommunikationsmaßnahmen und Verwaltungsprozesse zwischen Bürgern und Behörden sowie Unternehmen und Ämtern digitalisiert und vereinfacht werden. Mit einer modernen und elektronischen Verwaltung können Behördengänge online erledigt werden, was für Kunden und Kommunen wesentliche Vorteile bietet: 
 

Effektive Kommunikation 

Die langen Wartezeiten bei der Terminvergabe oder die schlechte Erreichbarkeit per Telefon in der öffentlichen Verwaltung sorgen für Unmut bei Bürgern. E-Government ermöglicht eine einfache und bürgerfreundliche Kommunikation. Behörden und Bürgern kommunizieren auf elektronischem Weg (zum Beispiel per E-Mail oder Live-Chat) und verschiedene Ämter können sich digital austauschen – das spart Zeit und ermöglicht auch eine schnellere Bearbeitung.
 

Nutzerfreundliche Verwaltungsdienste  

Bei einer digitalen Verwaltung haben Einwohner und Unternehmen einen unkomplizierten und zeitlich unabhängigen Zugang zu Behördenleistungen. Mit E-Government können Anträge online gestellt und Steuererklärungen digital eingereicht werden. Auch die elektronische Zahlung offener Forderungen und die Veröffentlichung elektronischer Amtsblätter sind nutzerfreundliche Verwaltungsdienste, die sich mit richtiger IT und sicheren Netzwerken umsetzen lassen.
 

Höhere Kundenzufriedenheit   

Bürger wünschen sich eine einfache Erreichbarkeit, eine unkomplizierte Kommunikation und eine schnelle Bearbeitung von Anträgen und Anliegen. E-Government in Kommunen steigert die Kundenzufriedenheit, da mit einer Digitalisierung der Behörden die Verwaltungsprozesse verschlankt und optimiert werden. Anstatt viele Formulare auszufüllen und diese bei unterschiedlichen Ämtern einzureichen, läuft alles über Smart Service und sichere Netzwerke. 
 

Geringere Kosten 

E-Government in der öffentlichen Verwaltung vereinfacht die Verwaltungsprozesse und entlastet die Mitarbeitenden – dadurch werden Kosten für qualifiziertes Personal und nötige Ressourcen gespart. Die Nutzung von professionellen Datenbanken sowie der Einsatz von künstlicher und menschlicher Intelligenz (= Augmented Intelligence) schafft eine effiziente, transparente und kostengünstige Verwaltung in Bund, Ländern und Kommunen.
 

Digitale Verwaltung: Effektives Forderungsmanagement mit E-Government 

Gebühren, Bußgelder, Steuern, Mieten, Pacht oder Einnahmen durch Eintrittsgelder und Verkäufe sind unter anderem Forderungen, die Bürger und Unternehmen an verschiedene Ämter bezahlen müssen. E-Government kann das kommunale Forderungsmanagement effizienter gestalten und gleichzeitig das Risiko von Zahlungsverzug oder Zahlungsausfall minimieren. Zu den Chancen, die E-Government im digitalen Forderungsmanagement in Kommunen bietet, gehören beispielsweise: 
 

Datenmanagement optimieren   

Eine umfangreiche Datenerfassung mit aktuellen Informationen ist im Forderungsmanagement unverzichtbar, um Anliegen von Einwohnern und Unternehmen zu bearbeiten und zu überwachen. Mit elektronischer Aktenführung und maschinenlesbaren Datensätzen im E-Government kann das Datenmanagement in den Kommunen optimiert werden. Die Benutzung einer intelligenten Software und einer überregionalen Vernetzung erleichtert verschiedene Prozesse im Inkasso wie zum Beispiel das Schreiben von Rechnungen oder Mahnungen und das Überwachen von Zahlungseingängen.  
 

Ausfallrisiko minimieren   

Zahlungsverzug oder Zahlungsausfall sind auch im Forderungsmanagement in der öffentlichen Verwaltung keine Seltenheit. Die Zahlung der Gewerbesteuer wird „rausgeschoben“ oder das Knöllchen fürs Falschparken „vergessen“ – dadurch entstehen finanzielle Engpässe in den Kommunen. Mit einem digitalen und vernetzen Datenmanagement können Rechnungen und Mahnungen auf elektronischem Weg zugestellt werden. Das führt häufig dazu, dass es nicht zu Zahlungsverzug oder gar Zahlungsausfall kommt und Forderungen schneller bezahlt werden.
 

Zahlungen vereinfachen       

E-Government in der öffentlichen Verwaltung erleichtert das Bezahlen von offenen Forderungen, da Einwohner und Unternehmen die geforderten Zahlungen online einsehen und überweisen können. Die Mitarbeitenden der Behörde müssen keine Rechnungen oder Mahnungen per Hand erstellen und per Post verschicken. Zudem sparen sich Bürger den mühsamen Weg zum Amt oder zur Bank, um Rechnungen zu bezahlen. Ein digitales Forderungsmanagement spart Zeit und Kosten und vereinfacht die Zahlungen von Verwaltungsprozessen.

Kundenservice verbessern     

Der Kunde ist König – das gilt auch oder gerade in einem solch sensiblen Bereich wie dem Forderungsmanagement. E-Government in Kommunen ermöglicht mit einer professionellen Digitalisierung sowie einer sicheren und datenschutzkonformen Vernetzung eine bürgerfreundliche Kommunikation und Verwaltung. Durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz und dem menschlichen Handeln wird der Service für Bürger und Unternehmen in der öffentlichen Verwaltung verbessert. 
 

Fazit: E-Government für eine effizientere und bürgerfreundlichere Verwaltung 

Die Digitalisierung macht auch vor Kommunen nicht Halt: E-Government soll die Kommunikation vereinfachen und die Verwaltungsprozesse optimieren. Durch leistungsstarke IT-Netzwerke und intelligente Softwaresysteme ist ein elektronischer und sicherer Datenaustausch zwischen Bürger und Behörden sowie verschiedenen Ämtern untereinander möglich. Mit einem Zugang zum Bürgerportal können Behördengänge online erledigt werden, was Zeit und Kosten spart. E-Government ist zudem eine Chance, das kommunale Forderungsmanagement effizienter zu gestalten – durch interne IT-Lösungen oder Outsourcing des Forderungsmanagements an einen qualifizierten Dienstleister.

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