Unternehmen mit vielen Stammkunden, die regelmäßig Leistungen abfordern und dafür zahlen, haben viele Vorteile, wenn es um Liquidität und Planungssicherheit geht. Langfristige Verträge und regelmäßiger Zahlungseingang sind im Optimalfall ein Garant für stabile Finanzen. Doch während einer Pandemie kehrt sich das schnell ins Gegenteil um.

Die Fitnessbranche wurde von der Covid-19-Pandemie hart getroffen. Studios mussten monatelang schließen und verärgerte Mitglieder verlangten ihre oft bereits abgebuchten Beiträge zurück. Erfahren Sie, wie ein professionelles Forderungsmanagement den Studios in der Krise half und welche Lehren sich aus diesen Erfahrungen ziehen lassen.

Das Wichtigste in Kürze

• Infolge des Lockdowns waren die Kunden von Fitnessstudios plötzlich nicht mehr dazu verpflichtet, ihre monatlichen Beiträge zu zahlen.
• Durch die plötzliche Schließung waren viele rechtliche Fragen nicht geregelt – viele nutzen das als Chance, einen Vertrag zu kündigen.

Durch freundliche Ansprache der Konsumenten kann auch in Krisenzeiten effektives Forderungsmanagement betrieben werden – Stichwort Debitorenmanagement.

Professionelles Debitorenmanagement: auch während einer Krise von Vorteil

Die Auswirkungen einer Pandemie sind für Unternehmen aus vielerlei Hinsicht gefährlich. Neben den grundsätzlichen gesundheitlichen Risiken für die beteiligten Menschen werden Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner gleichermaßen verunsichert. Nicht zuletzt deshalb erschallten während der Corona-Pandemie die Hilferufe aus so vielen verschiedenen Branchen.

In einer Pandemie sind Unternehmen von staatlichen Interventionen betroffen, zugleich aber auch von einem veränderten Verhalten der Kunden. Die Kaufkraft und die Kaufbereitschaft schrumpfen und viele Waren und Dienstleistungen können oder wollen nicht mehr beansprucht werden.

Trotzdem sollten Sie als Unternehmer dafür Sorge tragen, dass diese veränderten Bedingungen nicht Ihre Existenz gefährden. Gemäß den gültigen rechtlichen Rahmenbedingungen dürfen Sie auch in einer Pandemie darauf beharren, dass Ihre Kunden pünktlich und vollständig zahlen. Ein professionelles Forderungsmanagement kann Ihnen dabei helfen. Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Bonitätsprüfungen vermeiden Zahlungsausfälle und wirken präventiv
• Schnelles und rechtssicheres Handeln bei Zahlungsverzug beschleunigt den Inkasso-Prozess
• Debitorenbuchhaltung kümmert sich um Verwaltung der Kunden und Forderungen
• Geschultes Personal findet gemeinsam mit dem Schuldner Lösungen
• Notfalls hilft ein Forderungsmanagement bei Mahnverfahren und Gerichtsprozessen

Ausnahmesituation einer Pandemie am Beispiel der Fitnessstudios

Ähnlich wie viele andere Dienstleister durften auch Fitnessstudios während der Pandemie teils monatelang nicht öffnen. Die Ansteckungsgefahr war zu hoch und der Gesetzgeber versuchte so, die Gesundheit seiner Bürger zu schützen. Trotzdem waren die wirtschaftlichen Folgen für die Studios natürlich immens.

Viele Kostenpositionen – etwa Mieten und Pachten – liefen weiter und auch Personalkosten blieben bestehen. Zwar war kein täglicher Publikumsverkehr mehr zu betreuen, doch zugleich fürchteten die Studiobetreiber um die monatlichen Gebühren der Studiomitglieder. Denn rein rechtlich hatten diese einen Anspruch auf Erstattung, wenn die vertraglich vereinbarte Leistung nicht erbracht wurde.

Die meisten Studios reagierten auf die Ausnahmesituation der Pandemie mit Kulanzlösungen. Beträge wurden erstattet, Laufzeiten einvernehmlich verlängert oder man bat um freiwillige Weiterzahlung. Zugleich versuchten viele Kunden aber auch, die Pandemie als Chance zu nehmen, sich aus langfristigen Verträgen auszulösen.

Vorsicht bei Vereinsmitgliedschaften: Wer Mitglied in einem Verein ist, zahlt laut Satzung meist nicht für die Inanspruchnahme einer bestimmten Leistung, sondern für den Fortbestand des Vereins als solches. Muss also ein Sportverein seine Kurse wegen der Pandemie absagen, ist dies in der Regel noch kein Grund, die Beiträge nicht mehr zu zahlen.

Warum Zahlungsausfälle in der Pandemie die Fitnessbranche trafen

Die Pandemie wirkte sich aus mehreren Gründen so stark auf Fitnessstudios aus. Zum einen fehlten natürlich die Mittel aus den laufenden monatlichen Beiträgen, wenn diese pausiert wurden. Außerdem konnten im Lockdown natürlich auch keine neuen Mitglieder geworben werden. Zwei finanzielle Säulen dieser Branche brachen weg.

Bestandsmitglieder, die im Lockdown nicht mehr zahlen wollten oder konnten, versuchten außerdem, mit Hinweis auf die Pandemie aus ihren Verträgen herauszukommen. Viele Studios gaben dem nach – auch aus Unsicherheit bezüglich der Rechtslage.

Kein Passus im Vertrag: Tatsächlich enthalten Verträge von Fitnessstudios oft keine Passagen, die sich mit den Auswirkungen einer Pandemie oder staatlicher Intervention befassen. Auch aus diesem Grund gab es während der Corona-Pandemie so viele Diskussionen zwischen Fitnessstudios und ihren Mitgliedern.

Ein anderes Phänomen zeigte sich nach dem Lockdown. Viele Menschen wollten sich im Angesicht der Pandemie wieder öfter sportlich betätigen und meldeten sich im Fitnessstudio an. Zunächst ein Segen für die gebeutelten Studiobetreiber. Doch viele der plötzlich Sportbegeisterten gingen nur ein paar Mal hin und stellten dann sowohl Training als auch Zahlungen ein, obwohl die Verträge wie üblich über längere Zeitspannen geschlossen wurden.

Die Studiobetreiber hatten nun durch die Pandemie also an vielen Fronten zu kämpfen. Nur mit einem guten Debitoren- und Forderungsmanagement konnten sie sich behaupten gegen:

• Frustrierte Mitglieder, die auch nach dem Lockdown nicht mehr zahlen wollen
• Kunden, die die Pandemie als Vorwand nutzen, um aus ihrem Vertrag herauszukommen
• Zahlungsunwillige Neumitglieder, die ihre Verträge doch wieder kündigen möchten

Keine eigenmächtige Anpassung des Vertrags: Wegen der Schließung der Studios in der Pandemie verliert der geschlossene Vertrag nicht seine Gültigkeit. Weder dürfen Kunden ihn einfach außerordentlich kündigen, noch dürfen Studios ihn eigenmächtig um die Zeit des Lockdowns verlängern. Das kann nur in Absprache mit dem Kunden geschehen.

So hilft Forderungsmanagement den Studios in und nach der Pandemie

Gegen ungerechtfertigte Kündigungen und die damit verbundene Einstellung der Beitragszahlung sollten Studiobetreiber effektiv und bestimmt vorgehen. Dabei hilft am besten ein starker Partner aus dem Bereich des professionellen Forderungsmanagement – sowohl während einer Pandemie als auch darüber hinaus.

Verbesserte Liquidität

Viele professionelle Debitorenmanagement-Services verbessern Ihre Liquidität, indem überfällige Forderungen oder sogar ganze Verträge von Ihnen gekauft werden. So erhalten Sie sofort Geld und haben mit dem eigentlichen Forderungsprozess gar nichts mehr zu tun. Das schont Zeit und Nerven und bringt sofort Liquidität aufs Unternehmenskonto – ideal in Zeiten einer Pandemie.

Optimiertes Mahnwesen

Sämtliche Schritte eines Forderungsmanagements werden verzugsfrei und sehr effektiv durchgeführt. Von der ersten Zahlungserinnerung bis zum klärenden Telefonat mit dem Schuldner übernimmt der Dienstleister die Kommunikation mit dem Kunden – in einer Pandemie ebenso wie davor oder danach.

Kundenorientiere Kommunikation

Vor allem bürgernahe Dienstleister wie Fitnessstudios wollen keinen Zwist mit ihren Kunden. Gegenseitiges Verständnis – gerade in einer Pandemie – ist die Voraussetzung für ein gutes Miteinander. Professionelle Forderungsmanager wissen das und agieren stets im Sinne des Gläubigers, ohne Imageverlust und ohne den Kunden zu verärgern.

Juristische Unterstützung

Sollte es trotz aller wohlwollenden Versuche nicht klappen, eine Einigung zu finden, unterstützt ein guter Inkasso-Service Sie auch vor Gericht. In einem gerichtlichen Mahnprozess können Sie einen Titel erhalten und so Ihre Ansprüche auf 30 Jahre absichern. So verzichten Sie nicht auf Ihr Geld und können es selbst Jahrzehnte später noch einfordern.

Individuelle Anfrage

Es sind noch Fragen offen? Wir von Lowell wissen, dass viele Ihrer Probleme nur mit individuellen Lösungen behoben werden können. Gerne erarbeiten wir maßgeschneiderte Lösungen inklusive Dienstleistungsportfolio für Sie. Wenden Sie sich dafür einfach an einen unserer Experten.

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