Langfristig zu effizientem Forderungsmanagement

Deutschland – das Land der Bürokratie: Jeder, der schon einmal einen Antrag gestellt hat, weiß, dass die Verwaltung nicht wirklich bürgerfreundlich ist – viele Formulare, unterschiedliche Ämter und lange Bearbeitungszeiten. Auch für die Mitarbeitende der Behörden nehmen die Verwaltungsprozesse viel Zeit in Anspruch. Mit Smart Services können einzelne Bereiche in Städten und Kommunen optimiert werden. Die vernetzten, digitalen und datenbasierten Dienstleistungsangebote vereinfachen Arbeitsabläufe und bieten einen Mehrwert für Nutzer. Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz und digitalen Datenplattformen kann langfristig aber auch das kommunale Forderungsmanagement verbessern: Durch interkommunale Zusammenschlüsse oder Outsourcing an einen externen Dienstleister lässt sich das Ausfallrisiko minimieren und die Liquidität verbessern. 

Das Wichtigste in Kürze

• Smart Services in der öffentlichen Verwaltung vereinfacht einzelne Prozesse und bietet einen Mehrwert für den Public Sector.
• Digitalisierung und Datensammlung sowie die Vernetzung der Verwaltungsprozesse kann langfristig das kommunale Forderungsmanagement verbessern.
• Smart Services durch interkommunale Zusammenschlüsse oder Outsourcing des Forderungsmanagements verbessern die Liquidität und senkt das Ausfallrisiko. 

Corona beschleunigt Smart Services in der öffentlichen Verwaltung

Die kommunale öffentliche Verwaltung erfüllt wichtige Aufgaben für die Gesellschaft. Dazu gehören unter anderem das Erarbeiten und Umsetzen von Verwaltungsvorschriften und -beschlüssen, die Führung von Akten, die Beratung von Bürgern und das kommunale Forderungsmanagement. Diese Prozesse sind zeitaufwendig und machen eine Digitalisierung und Vernetzung unverzichtbar. 

Doch die Corona-Pandemie hat gezeigt, dass der digitale Wandel für viele Städte und Kommunen noch immer eine Herausforderung ist. Die analoge Datenübermittlung von Testergebnissen oder die Verfügbarkeit von Intensivbetten bedarf Verbesserung. Auch die Nutzung der Corona-Warn-App schaffte nur wenig Entlastung in der Verwaltung.

Auf dem 14. Digital-Gipfel des Bundesministeriums für Wirtschaft im November 2020 wurde noch einmal deutlich, wie wichtig Digitalisierung ist: Ein transparentes Datenmanagement und Datenschutz sind wesentliche Bestandteile der Digitalisierungsprojekte von Städten und Kommunen – in Bereichen wie Mobilität, Verkehr, Energieversorgung und Verwaltung.

Fakt ist: Die Bedeutung der Digitalisierung sowie das Erwartungs- und Nutzungsverhalten von Bürgern ist in den letzten Jahren gestiegen. Die Umsetzung von Smart Services hängt jedoch noch immer hinterher. Dabei können mit digitalen und vernetzten Prozessen sowie dem Einsatz von KI-Systemen viele Aufgaben in der Verwaltung optimiert werden. 

Smart Services in der öffentlichen Verwaltung   

Smart Services – was ist das überhaupt? Smart Services sind datenbasierte, digitale Dienstleistungsangebote von Städten und Kommunen für den Public Sector (= Öffentlichkeit). Mit sogenannten Smart Products, mit angebrachten Sensoren an Objekten und Künstlicher Intelligenz, erfolgt eine automatische Datensammlung, -analyse und -weitergabe. Nachfolgend Beispiele für Smart Services in der Verwaltung: 

Smart City Dienste für transparente Informationen
In zahlreichen Städten und Kommunen gibt es sogenannte Smart City Dienste. Bei diesem Smart Services handelt es sich um eine App oder Online-Plattform, die sich mit lokalen Themen wie Lebensqualität, Mobilität, Infrastruktur, Umweltschutz, Wirtschaft und Energieeffizienz befasst. So werden beispielsweise mit Sensoren an Baustellenbaken automatisch und in Echtzeit digitale Informationen über die Lage, Größe und Fahrtrichtung der Baustelle erfasst. Im Bereich Energieeffizienz dient Smart Services zur digitalen Ermittlung von Verbrauchsdaten von städtischen Gebäuden, die anschließend an eine Datenbank übermittelt und transparent dargestellt werden.

Smart Services für eine aktive Mitgestaltung
Es gibt auch Smart Services, bei der Bürger aktiv an der Mitgestaltung ihrer Stadt beteiligt sind: „Gieß den Kiez“ schützt Bäume in der Hauptstadt Berlin vor dem Austrocknen. Mehr als 620.000 Stadtbäume sind mit Standort sowie Informationen zum aktuellen Wetter und den öffentlichen Wasserpumpen auf einer Karte einsehbar. So lässt sich die Bewässerung der Bäume durch Bürger und die Stadt koordinieren. Auch die Verbesserung der lokalen Infrastruktur ist über datenbasierte, digitale Dienstleistungsangebote möglich – sei es durch das Melden von illegal abgelagertem Müll oder Informationen zu Verkehrsproblemen.

Smart Apps für eine bürgerfreundliche Verwaltung  
Mal ehrlich: Der Dschungel aus Formularen und Anträgen in der öffentlichen Verwaltung ist alles andere als „smart“. Heutzutage können Bürger erfreulicherweise fast überall Anträge online stellen und verwalten. Smart Services geht mittlerweile aber deutlich weiter: Chat-Bots, die automatisiert und rund um die Uhr Fragen beantworten, oder Bürger-ID-Apps für Smartphones, mit der eine passwortlose Authentifizierung und Nutzung zahlreicher Dienstleistungen möglich ist, sind benutzerfreundlich und gestalten den Service im Public Sector attraktiver.

Digitalisierung zur Optimierung der Prozesse im Forderungsmanagement  

Ein effektives Datenmanagement ist aber auch unverzichtbar für das kommunale Forderungsmanagement. Zu den öffentlich-rechtlichen Forderungen in den Kommunen gehören unter anderem die Grund-, Gewerbe- Hunde- und Vergnügungssteuer, Bußgelder, Gebühren und Beiträge. Die privatrechtlichen kommunalen Forderungen beziehen sich auf Mieten, Pacht, Eintrittsgeldern und Verkäufen.

Mit einer professionellen Digitalisierung, Vernetzung und Datensammlung verringert sich das Risiko von Zahlungsverzug oder Zahlungsausfall. Dadurch wird die kommunale Liquidität verbessert, ohne dass die Kapitalkosten erhöht werden müssen. Eine Effizienzsteigerung durch Smart Services im kommunalen Forderungsmanagement gelingt beispielsweise durch einen Zusammenschluss von Kommunen oder Outsourcing an einen Finanzdienstleister. 

Interkommunale Zusammenarbeiten  
Im kommunalen Forderungsmanagement besteht Optimierungsbedarf: Die Prozesse im Rechnungswesen durchlaufen meist mehrere Schritte, was mit einem erheblichen Zeit- und Arbeitsaufwand verbunden ist. Das erhöht das Risiko von Verzugszahlungen oder Zahlungsausfall und kann zu Liquiditätsengpässen führen.

Durch die Bildung interkommunaler Zusammenschlüsse lässt sich das Forderungsmanagement in der öffentlichen Verwaltung effizienter gestaltet. Mit einer digitalen Vernetzung und Datensammlung greifen alle Ämter auf eine aktuelle Datenbank zurück. Die Sachverhalte im Rechnungs- und Mahnwesen sind schneller erledigt und es gibt weniger Zahlungsverzug. 

Die nachfolgenden Modelle für Zusammenschlüsse mit anderen Kommunen kommen im Forderungsmanagement in der öffentlichen Verwaltung in Betracht: 

Interkommunale Vollstreckungsdienste
Zusammenschluss von Vollstreckungsinnen- und Vollstreckungsaußendienst
Aufgaben: Bindeglied zur Buchhaltung und zum Mahnwesen der Gläubigerkommunen 

Interkommunale Gemeinschaftskassen
Zusammenschluss von Gemeinschaftskassen
Aufgaben: Buchhaltung, Mahnwesen, Vollstreckung, Veranlagung, Bindeglied für den Bereich Steuern und Grundbesitzabgaben

Interkommunale Steuer- und Kassenverbände
Zusammenschluss von Steuer- und Kassenverbänden
Aufgaben: Rechnungs- und Mahnwesen, Vollstreckung und Veranlagung, Bindeglied zu den anderen Veranlagungsverfahren  

Outsourcing des Forderungsmanagements   
Eine weitere Möglichkeit, mit Smart Services das kommunale Forderungsmanagement zu optimieren, ist das Auslagern des Forderungsmanagements an einen externen Finanzdienstleister. Derzeit nutzen nur wenige Kommunen das Outsourcing. Die Gründe: In vielen Bereichen herrscht rechtliche Unsicherheit, ob es sich bei den Prozessen um „hoheitliche Angelegenheiten“ handelt.

Denn nicht alle Tätigkeiten des kommunalen Forderungsmanagements lassen sich auslagern. Die Forderungsbeitreibung auf der Grundlage der Verwaltungsvollstreckungsgesetze der Länder (z. B. Androhung, Festsetzung und Ausübung von Zwangsmitteln) ist beispielsweise ein Sektor, der nicht an einen privaten Dienstleister ausgelagert werden darf. 

Es gibt aber auch Prozesse, die für das Outsourcing infrage kommen: Die Adressermittlung oder die Digitalisierung von Daten gehören zu den ressourcenintensiven Aufgaben. Ein externer Finanzdienstleister verfügt über das nötige Knowhow und eine moderne IT-Infrastruktur, um ein digitales und vernetztes Datenmanagement in der Verwaltung zu installieren. 

Fazit: Smart Services in Kommunen verspricht hohes Potenzial 

Städte und Kommunen kommen in Zukunft nicht um Smart Services herum. Die datenbasierten, digitalen und vernetzen Dienstleistungen (z. B. Smart City Dienste) haben großes Potenzial in lokalen Bereichen wie Infrastruktur, Lebensqualität, Mobilität, Umweltschutz und bürgerfreundliche Verwaltung und bieten einen Mehrwert für den Public Sector. Mit Digitalisierung, Vernetzung und Datensammlung kann langfristig auch das kommunale Forderungsmanagement verbessert werden – durch die Bildung interkommunaler Zusammenschlüsse oder Outsourcing des Forderungsmanagements an einen externen Finanzdienstleister.

Individuelle Anfrage

Es sind noch Fragen offen? Wir von Lowell wissen, dass viele Ihrer Probleme nur mit individuellen Lösungen behoben werden können. Gerne erarbeiten wir maßgeschneiderte Lösungen inklusive Dienstleistungsportfolio für Sie. Wenden Sie sich dafür einfach an einen unserer Experten. 

Lowell Financial Services GmbH
Telefon: +49 201 102 1086
E-Mail: vertrieb@lowellgroup.de