Inkasso bezeichnet alle Maßnahmen, die zum Realisieren offener Forderungen dienen. Wenn Ihr Unternehmen Leistungen erbracht hat und Ihr Kunde nicht innerhalb der Frist zahlt, können Sie ein Inkassoverfahren einleiten. Um das Verfahren einzuleiten, müssen allerdings Voraussetzungen erfüllt sein. Wir verraten Ihnen, welche fünf Punkte Sie beachten sollten, um erfolgreich ein Verfahren zu beginnen.
Die erste Voraussetzung zum Beauftragen von Inkasso ist, dass die Forderung Berechtigung hat. Sie muss gerechtfertigt und unstrittig sein. Es dürfen keinerlei Zweifel daran bestehen, dass Ihnen das Geld zusteht. Sie müssen die Rechtmäßigkeit der Forderung belegen. Hierfür können Sie zum Beispiel den unterschriebenen Vertrag und die Rechnung vorlegen.
Ob eine Forderung berechtigt ist, hängt auch von der Qualität Ihrer Ware oder Dienstleistung ab. Wenn Ihr Kunde Mängel entdeckt und sich beschwert hat, ist diese Angelegenheit zunächst zu klären. Das gilt vor allem für angemeldete Gewährleistungsmängel. Sind die Einwände des Kunden berechtigt, können Sie Ihre Forderung eventuell zu diesem Zeitpunkt noch nicht stellen. In diesem Fall ist Ihre Forderung nicht gerechtfertigt und Sie erfüllen nicht die Voraussetzung zum Beauftragen des Inkassos.
Bevor Sie ein Inkassounternehmen beauftragen, sollten Sie die Rechnung überprüfen. Diese muss gemäß Vorschrift ausgestellt sein. Darüber hinaus sollten Sie sicher sein, dass Ihre Rechnung auch bei Ihrem Kunden angekommen ist. Bestehen Zweifel, sollten Sie diese sicherheitshalber erneut schicken. Ohne ordnungsgemäß ausgestellte und zugestellte Rechnung erfüllen Sie noch nicht die Voraussetzung, um Inkasso zu beauftragen.
Höhe der Forderung
Eine bestimmte Höhe der Rechnung ist keine Voraussetzung, um Inkasso zu beauftragen. Auch bei kleinen Beträgen haben Sie die Möglichkeit, ein Inkassounternehmen zu konsultieren.
Damit Sie ein Inkassoverfahren einleiten können, muss der Verzug eingetreten sein. Hierfür gibt es mehrere Möglichkeiten. Sie haben vertraglich eine konkrete Zahlungsfrist vereinbart oder diese auf Ihrer Rechnung vermerkt. Ist das nicht der Fall, muss sich der Kunde an die gesetzliche Frist halten. Diese beträgt nach § 286 Abs. 3 BGB 30 Tage.
Weisen Sie Ihren Kunden am besten am Anfang auf Ihre oder die gesetzliche Zahlungsfrist hin, um Missverständnisse zu vermeiden. Zahlt der Kunde nicht innerhalb der Frist, gerät er in Zahlungsverzug. Das ist eine wesentliche Voraussetzung zum Beauftragen von Inkasso.
Viele Unternehmen schicken Ihren Kunden zunächst eine höfliche Zahlungserinnerung, wenn eine Rechnung noch offen ist. Das ist eine Kulanzleistung. Vor allem bei Stammkunden ist dieses sinnvoll. Eine freundliche Zahlungserinnerung ist auch ein guter Weg, wenn Sie mit dem Kunden in Zukunft eine weitere Zusammenarbeit anstreben.
Sie sind allerdings rechtlich nicht dazu verpflichtet, Zahlungserinnerungen zu verschicken. Wenn Sie die anderen Voraussetzungen zum Beauftragen von Inkasso erfüllen, können Sie auf Zahlungserinnerungen verzichten. Das gilt vor allem, wenn die Zahlungsfrist im Vorfeld eindeutig vereinbart wurde und auf der Rechnung steht. Wägen Sie diese Entscheidung gut ab, vor allem bezüglich einer zukünftigen Zusammenarbeit.
Es ist in der Praxis weit verbreitet, dass Unternehmen über die Zahlungserinnerung hinaus zwei Mahnungen verschicken. Rechtlich besteht dazu keine Pflicht, sofern die anderen Voraussetzungen erfüllt wurden. Es muss eine konkrete Zahlungsvereinbarung geben, die Sie durch den Vertrag oder die Rechnung nachweisen können. Sie müssen also eine feste Frist oder einen fixen Termin für die Zahlung genannt haben. Hält Ihr Kunde diesen nicht ein, gerät er in Verzug: In diesem Fall ist Inkasso ohne Mahnung möglich.
Haben Sie keine konkrete Vereinbarung bezüglich der Zahlung getroffen, gilt die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen. Sie sollten den Kunden direkt zu Beginn darauf hinweisen. Dann tritt der Verzug nach den 30 Tagen ein und Sie können auf Mahnungen verzichten. Überlegen Sie auch in diesem Fall, ob es aus Kulanz dennoch sinnvoller ist.
Die Voraussetzung für den Erfolg Ihres Inkassoverfahrens ist die Wahl eines seriösen Inkassounternehmens. Dieses erkennen Sie an der Registrierung im Rechtsdienstleistungsregister und an einer umfangreichen Expertise. Ein Inkassounternehmen weist Sie auch darauf hin, ob alle Voraussetzungen zum Einleiten eines Inkassoverfahrens erfüllt sind. Wenn Sie Auslandsinkasso beauftragen möchten, sollten Sie vor allem auf internationale Erfahrungen des Inkassounternehmens achten.
Neben einer umfangreichen Expertise ist Transparenz von großer Bedeutung. Eine individuelle Beratung durch einen persönlichen Ansprechpartner trägt maßgeblich zum Erfolg bei. Dieser informiert Sie während des gesamten Verfahrens über den aktuellen Stand und weitere erforderliche Schritte. Er berät Sie, welche Maßnahmen in Ihrem Fall möglich und zu welchem Zeitpunkt diese sinnvoll sind.
Die Dauer eines Inkassoverfahrens ist nur bedingt voraussagbar. Diese hängt größtenteils davon ab, wie Ihr Kunde reagiert und wann er zahlen kann. Wenn Sie ein professionelles Inkassounternehmen beauftragen, haben Sie große Chancen auf eine schnelle Realisierung Ihrer offenen Forderungen. Experten beherrschen die empathische und zielführende Kommunikation mit den Konsumenten und wissen, welche Inkassomaßnahmen effektiv sind.
Bevor Sie ein Inkassoverfahren beginnen, sollten Sie sich über die Konsequenzen im Klaren sein. Dieser Schritt kann Auswirkungen auf die weitere Zusammenarbeit zwischen Ihnen und Ihrem Kunden haben. Deshalb ist es sinnvoll, ein professionelles Inkassounternehmen zu konsultieren. Die Experten legen Wert darauf, Ihre Kundenbeziehung durch das Inkassoverfahren nicht zu gefährden.
Die wichtigsten Voraussetzungen zum Beauftragen von Inkasso sind rechtmäßige und unstrittige Forderungen. Die Rechnung muss ordnungsgemäß ausgestellt und tatsächlich angekommen sein. Darüber hinaus muss Ihr Kunde bereits in Zahlungsverzug geraten sein, damit Sie ein Inkassoverfahren beauftragen können. Voraussetzung für den Erfolg des Verfahrens ist die Wahl eines seriösen und professionellen Inkassounternehmens mit einer nationalen und internationalen Expertise.
Die Beauftragung eines Inkassounternehmens ist zwar keine Voraussetzung, um ein Inkassoverfahren einzuleiten, steigert jedoch Ihre Chancen auf Erfolg. Inkassoverfahren bedeuten für Unternehmen einen hohen Aufwand und Kosten. Indem Sie diesen Prozess outsourcen, können Sie Ihre Kapazitäten schonen und Zeit sparen.
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Michael A. Renz
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