Wie arbeiten Inkassounternehmen?
Das Wichtigste in Kürze
Benefit box

Das Wichtigste in Kürze

  • Inkassounternehmen sorgen dafür, dass Sie Ihr Geld von Ihren Kunden bekommen.

  • Sie übernehmen die vier Phasen des Inkassoverfahrens für Sie.

  • Durch die Beauftragung eines Inkassounternehmens schonen Sie die Kapazitäten Ihres Unternehmens.

Inhaltsverzeichnis

Was ist ein Inkassounternehmen?

Hierbei handelt es sich um ein Unternehmen, das sich auf das Eintreiben von offenen Forderungen spezialisiert hat. Ein anderer Name ist Inkassobüro. Die Experten eines Inkassounternehmens stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Seite, wenn Sie auf Geld von Ihren Kunden warten. Auf welche Dinge Sie bei der Beauftragung eines Inkassounternehmens achten sollten, lesen Sie hier.

Ein seriöses Inkassounternehmen erkennen Sie daran, dass der Geschäftsführer einen Befähigungsnachweis besitzt. Es gelten die Registrierungsvoraussetzungen nach dem RDG (Rechtsdienstleistungsgesetz). 

Sowohl Unternehmen als auch Privatpersonen können ein Inkassounternehmen beauftragen. Demnach entsteht zwischen Ihnen und dem Inkassounternehmen eine privatrechtliche oder vertragliche Rechtsbeziehung. Im Gegensatz dazu steht das Inkassounternehmen zu Beginn in keiner vertraglichen Beziehung zu dem Kunden, von dem Sie das Geld erwarten.

Was macht ein Inkassounternehmen? 

Die Aufgaben eines Inkassounternehmens oder Inkassobüros sind vielfältig. Sie richten sich vor allem nach dem aktuellen Problem, das zwischen Ihnen und Ihrem Kunden vorliegt. Welche Leistungen ein Inkassounternehmen erbringt, hängt von der Zahlungswilligkeit und -fähigkeit des Konsumenten ab. 

Deshalb ist auch die Dauer eines Inkassoverfahrens nicht vorhersagbar. Im Voraus ist nicht abzusehen, welche Maßnahmen zu welchem Zeitpunkt zum Erfolg führen. Oft erhalten Unternehmen jedoch deutlich schneller ihr Geld, wenn sie ein professionelles Inkassounternehmen beauftragen. Inkasso-Experten verfügen über viel Erfahrung, kommunizieren gezielt mit den Konsumenten und wissen, welche Maßnahmen am besten greifen.

Inkassoverfahren oder Verkauf der Forderungen 

Wenn Sie mit einem Inkassounternehmen zusammenarbeiten, haben Sie zwei Möglichkeiten. Sie können es beauftragen es, in einem Inkassoverfahren Ihre offenen Forderungen für Sie einzutreiben. Hierfür müssen Sie dem Dienstleister eine gültige Vollmacht ausstellen, damit er Ihrem Kunden gegenüber als Bevollmächtigter handeln darf. Die zweite Variante ist der Verkauf der offenen Forderungen an das Inkassounternehmen. Hierzu müssen Sie eine schriftliche Abtretungserklärung abgeben.

Korrespondenz zwischen Dienstleister und Konsument

Das Inkassounternehmen übernimmt für Sie die Korrespondenz mit Ihrem Kunden beziehungsweise mit dem Konsumenten. Diese ist je nach konkretem Fall sehr vielfältig. Zu Beginn eines Inkassoverfahrens stehen erneute Zahlungsaufforderungen und Mahnungen. Im Idealfall reichen diese Schritte aus, um den Konsumenten zur Zahlung zu bewegen. 

Die Beauftragung eines Inkassounternehmens ist für Ihren Kunden ein Signal, dass die Situation ernst ist. Viele Kunden reagieren auf diesem offiziellen Weg schneller, als wenn Sie alleine mit ihm weiter kommunizieren. Kann oder will der Konsument dennoch nicht bezahlen, verhandelt das Inkassounternehmen mit ihm über eine mögliche Ratenzahlung. Die Korrespondenz zwischen einem Inkassobüro und dem Konsumenten erfolgt in dieser Phase des Inkassoverfahrens über den Briefverkehr, E-Mails oder Telefonate.

Schufa-Eintrag
Inkassounternehmen dürfen einen Eintrag in die Schufa des Konsumenten veranlassen. Hierfür müssen allerdings die folgenden Voraussetzungen erfüllt sein: Die Forderung muss berechtigt sein. Der Konsument hat auch nach der zweiten Mahnung noch nicht bezahlt. Wenn der Konsument die Forderung bestreitet, darf das Inkassounternehmen bis zur eindeutigen Klärung noch keine Daten an die Schufa übermitteln.

So arbeiten Inkassounternehmen: die vier Phasen des Inkassoverfahrens 

Sobald eine überfällige und unstrittige Forderung vorliegt, können Sie ein Inkassounternehmen beauftragen. Dieses übernimmt das Inkassoverfahren, das grundsätzlich aus vier Phasen besteht. Der Vorteil eines Inkassounternehmens ist, dass die Inkasso-Experten Sie individuell beraten. 

Dank langjähriger Erfahrung weiß ein Inkasso-Experte genau, welche Maßnahmen in Ihrem speziellen Fall sinnvoll sind. Auf Wunsch können Sie einzelne Schritte selbst übernehmen. Im Folgenden stellen wir Ihnen kurz die vier Phasen des Inkassoverfahrens vor.

Vorgerichtliches Inkassoverfahren

Die ersten Schritte eines Inkassoverfahrens sind ohne das Einschalten eines Gerichts möglich. Wenn Sie einem Inkassounternehmen einen Auftrag erteilen, übernimmt dieses zunächst alle erforderlichen Daten in seine interne Datenbank. Bevor konkrete Inkassomaßnahmen möglich sind, prüft das Inkassounternehmen die betreffende Rechnung und die Rechtmäßigkeit der Forderungen. Es folgt die Prüfung der Bonität Ihres Kunden. 

Sind die Prüfungen erfolgreich abgeschlossen, nimmt das Inkassounternehmen schriftlich Kontakt zum Konsumenten auf. Die Kontaktaufnahme kann zum Beispiel eine erneute Zahlungsaufforderung sein. Auch Mahnschreiben sind in dieser Phase üblich. Ziel ist es, die Gründe für die nicht erfolgte Zahlung herauszufinden. Oft ist es in dieser Phase möglich, eine Ratenzahlung zu vereinbaren.

Gerichtliches Mahnverfahren

In der zweiten Phase des Inkassoverfahrens leitet das Inkassounternehmen ein gerichtliches Mahnverfahren ein. Das Gericht erhält einen Antrag auf den Erlass des Mahn- und Vollstreckungsbescheids, gegen den der Konsument Widerspruch einlegen kann. 

Hat der Widerspruch des Konsumenten keinen Erfolg, erhält dieser einen Vollstreckungsbescheid. Gilt der Widerspruch, gibt es die Möglichkeit, über einen Rechtsanwalt ein streitiges Gerichtsverfahren einzuleiten.

Nachgerichtliches Inkassoverfahren

Im Rahmen des nachgerichtlichen Inkassoverfahrens findet eine umfassende Vermögensprüfung statt. Es gibt Zwangsvollstreckungs- und Pfändungsmaßnahmen: Die Pfändung betrifft bekannte und pfändbare Vermögenswerte. Um diese Schritte kümmert sich das Inkassounternehmen. In dieser Phase kann es zu einer Vermögensauskunft oder zu einem Haftbefehl kommen. Es gibt mehrere Szenarien, die diese Phase beenden können: 

  • Vermögensauskunft
  • unbekannt verzogener Konsument 
  • Insolvenzverfahren

Überwachungsverfahren

Selbstverständlich übernimmt das Inkassounternehmen auch die Überwachungsphase. Diese ist erforderlich, wenn die Forderungen noch gar nicht oder nur teilweise erfüllt sind. Auch bei bereits titulierten Forderungen ist eine Überwachung notwendig. In dieser Zeit findet regelmäßig eine Vermögensprüfung des Konsumenten statt. Bei Bedarf leitet das Inkassounternehmen ein weiteres nachgerichtliches Inkassoverfahren ein.

Fazit: Inkassounternehmen sind für Unternehmen ressourcensparend 

Inkassounternehmen übernehmen das gesamte Inkassoverfahren, das aus vier Phasen besteht. Es erledigt die professionelle Korrespondenz mit Ihrem Kunden und kümmert sich um Vollstreckungen und Pfändungen. Auch das anschließende Überwachungsverfahren gehört zu den Aufgaben eines Inkassounternehmens. Dadurch sparen Sie Ressourcen und können sich auf andere Teile Ihres Unternehmens konzentrieren.