Forderungsmanagement: So läuft der Prozess

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Das Wichtigste in Kürze

  • Einem Zahlungsausfall begegnen Sie am besten zunächst mit einer freundlichen Zahlungserinnerung, denn es handelt sich oft um ein Versehen.

  • Wichtig bei einem gut funktionierenden Forderungsmanagement-Prozess sind vor allem die Faktoren Erfolg, Zeit und Kundenbeziehung. Idealerweise bekommen Sie Ihr Geld vollständig und zügig, ohne dass Ihre Beziehungen zum Kunden darunter leiden.

  • Um einem Forderungsmanagement-Prozess vorzubeugen, empfehlen sich präventive Maßnahmen.

Inhaltsverzeichnis

Präventive Maßnahmen als erster Schritt im Prozess

Damit es erst gar nicht zu Umständen kommt, die zu einem Mahnverfahren oder gar einer gerichtlichen Auseinandersetzung führen, sollten Sie Ihr Rechnungswesen stets prüfen und optimieren. Im Grunde ist diese Art Prävention schon der erste Teil eines vorbildlichen Forderungsmanagement-Prozesses.

  • Kaufvertrag: Bereits bei der Gestaltung des Kaufvertrags haben Sie viele Möglichkeiten, späteren Zahlungsverzug zu vermeiden. Dazu zählen Kreditsicherungsmittel wie Grundschuld, Hypothek oder Eigentumsvorbehalt.
  • Rechnungsstellung: Eine korrekte, rechtssichere und proaktive Rechnung ist das Fundament für jeden Forderungsmanagement-Prozess. Gibt es hier Fehler, wirken diese sich ungünstig bis in das gerichtliche Mahnverfahren aus.
  • Buchhaltung: Sowohl säumige Zahler als auch Zahlungsziele und Debitoren müssen in der Buchhaltung sorgfältig vermerkt werden. Ebenso müssen Zahlungseingänge stets mit den offenen Forderungen abgeglichen werden.
  • Bonitätsprüfung: Die Historie der Zahlungswilligkeit eines Kunden lässt sich an dessen Solvenz und Eintragungen in Verzeichnissen wie der Schufa ablesen. Die Bonitätsprüfung ist daher ebenfalls Teil eines guten Forderungsmanagement-Prozesses.

Zahlungserinnerung und Mahnung individuell anpassen

Wenn Kunden das Zahlungsziel nicht einhalten und die fest eingeplante Zahlung ausbleibt, ist das zunächst ärgerlich. In den allermeisten Fällen handelt es sich beim Zahlungsausfall tatsächlich nur um eine Verzögerung und nicht um eine grundsätzliche Weigerung der Bezahlung.

Der erste Schritt im Forderungsmanagement-Prozess ist daher stets die freundliche Zahlungserinnerung. Oft erhalten Sie daraufhin bereits eine erste Reaktion, Erklärung oder sogar die unmittelbare Zahlung, falls der Kunde die Anweisung einfach nur vergessen hatte.

Der nächste Schritt im Forderungsmanagement-Prozess ist die Mahnung. Sie können diese selbst verschicken und dabei auch erstmals Mahngebühren aufschlagen. Alternativ geben Sie das Mahnwesen in externe Hände, etwa zu einem Dienstleister für Forderungsmanagement oder zu einem Anwalt. Lowell versendet Mahnschreiben stets mit detaillierter Forderungsaufstellung und sucht aktiv nach individuellen Lösungen für den Rückzahlungsprozess.

 

Hinweis: Wenn es sich um einen treuen und sonst stets zuverlässigen Kunden handelt, können Sie natürlich bei der Mahnung auf Verzugszinsen verzichten. Beachten Sie aber, dass Sie mit den Aufschlägen Ihrer Forderung immer auch etwas mehr Nachdruck verleihen.

 

Datenvalidierung und Datenanreicherung

Ein wichtiger Punkt im Forderungsmanagement-Prozess ist die Überprüfung der verfügbaren Daten des säumigen Kunden. Es ist für die weitere Vorgehensweise wichtig zu wissen, ob der Kunde offiziell in Zahlungsschwierigkeiten ist oder schon öfter durch unzulässiges Verhalten aufgefallen ist.

Lowell stehen zu diesem Punkt einige wertvolle Werkzeuge zur Datenüberprüfung und Validierung zur Verfügung. Wir prüfen die Identität Ihres Kunden sowie dessen Bonität und die verfügbaren Angaben zur Vermögensauskunft. Dazu nutzen wir öffentlich einsehbare Schuldnerdatenbanken.

Early Collections: Geldeingang fast ohne Verzug

Um Zahlungsverzug und unbeglichene Rechnungen zu vermeiden, sollte die Optimierung Ihres Forderungsmanagement-Prozesses rechtzeitig erfolgen. Bereiten Sie sich lieber vorab auf den Ernstfall vor, als zu einem ungünstigen Zeitpunkt von einem Zahlungsausfall überrascht zu werden.

Übernimmt ein externer Dienstleister wie Lowell Ihren Forderungsmanagement-Prozess, so kann ein längerer Zahlungsverzug in den meisten Fällen verhindert werden. Dank effizienter Invoice- und Billing-Tools werden säumige Kunden schnell identifiziert und unmittelbar kontaktiert. Zahlungserinnerungen und Mahnschreiben werden ohne Verzögerung verschickt und eine Kontaktaufnahme zur Lösungsfindung erfolgt unmittelbar.

Beim heiklen Thema Liquidität zählen manchmal wenige Tage. Mit progressiven Maßnahmen in Ihrem Forderungsmanagement-Prozess vermeiden Sie Verzögerungen und können zugleich die oft frustrierenden Aufgabenschritte delegieren. Ihr Geld erhalten Sie so oft schneller und mit weniger Stress.

Late Collections: Dranbleiben lohnt sich

Manchmal ziehen sich die Vorgänge zu einer säumigen Zahlung über einen längeren Zeitraum. Das passiert vor allem dann, wenn der Forderungsmanagement-Prozess nicht ausgereift ist oder wenn ein Unternehmen den Verlust eines wichtigen Kunden fürchtet. Trotzdem sollten Sie in so einem Fall weiter fordern. Verzichten Sie nie auf Geld, das Ihnen zusteht.

Lowell hilft Ihnen auch im Falle eines andauernden Konflikts. Dazu gibt es grundsätzlich zwei Forderungsmanagement-Prozesse, die in Frage kommen: das außergerichtliche Mahnverfahren und das gerichtliche Mahnverfahren.

Außergerichtliches Mahnverfahren

Lowell verschickt zunächst ein detailliertes Mahnschreiben mit erneuter Darstellung des Anspruchsgrundes und einem Verweis auf Sie als Gläubiger. Hauptforderung, Nebenforderungen sowie Verzugszinsen und Inkassokosten werden nachvollziehbar aufgeführt.

Lowell setzt sich im Folgenden mit dem Konsumenten in Verbindung und erarbeitet die Umstände des Zahlungsverzugs. Mit individuellen Lösungsansätzen versuchen wir, eine Einigung zum Rückzahlungsprozess zu erreichen – immer mit Rücksicht auf Ihre Kundenbeziehungen.

 

In vielen Fällen sorgt die bloße Beauftragung eines Dienstleisters wie Lowell bereits zu erhöhter Zahlungswilligkeit. Nicht selten hoffen säumige Zahler darauf, dass der Gläubiger den Verzug nicht verfolgt. Mit einem außergerichtlichen Mahnverfahren wird sanft Druck ausgeübt.

Gerichtliches Mahnverfahren

Ein gerichtliches Mahnverfahren ist für alle Beteiligten nachteilig und sollte im Zuge eines guten Forderungsmanagement-Prozesses stets nur als letztes Mittel angestrebt werden. Lowell versucht daher vorab zu einer außergerichtlichen Einigung zu kommen.

Nur, wenn der säumige Kunde keinerlei Kooperationsbereitschaft zeigt, wird beim zuständigen Mahngericht ein Mahn- und Vollstreckungsbescheid beantragt. Nach der Zustellung des entsprechenden Bescheides wird dann die Möglichkeit einer Zwangsvollstreckung geprüft.

Fazit: Vorteile eines effektiven Forderungsmanagement-Prozesses

Ein guter Forderungsmanagement-Prozess ist vor allem effektiv, schnell und dabei stets professionell und freundlich. Es nützt Ihnen wenig, wenn Sie eine ausstehende Zahlung erhalten, aber einen Kunden verlieren. Auch deshalb ist es ratsam, beim Thema Forderungsmanagement-Prozess auf einen erfahrenen Dienstleister zu setzen.

Lowell verfügt über jahrzehntelange Erfahrung und hohe Branchenexpertise im Bereich Inkasso und Forderungsmanagement. Wir verzeichnen außerordentliche Erfolgsquoten bei gleichzeitiger individueller Rücksichtnahme auf die Beziehungen zu Ihren Kunden. Dabei kommen Ihnen unsere digitalen Prozesse ebenso zugute wie unsere erfahrenen Mitarbeiter und unsere internationale Erfahrung.

Praxistipp: Wenn Sie sich selbst um Ihren Forderungsmanagement-Prozess kümmern, dann denken Sie daran: Eine Zahlungsforderung ist ein normaler und tausendfach vorkommender Prozess. Es ist kein persönlicher Angriff auf Sie oder Ihr Unternehmen. Distanzieren Sie sich und bleiben Sie stets professionell, höflich und wohlwollend.