Forderungsmanagement: Welches Unternehmen passt zu mir?

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Das Wichtigste in Kürze

  • Unternehmen können einen Rundum-Service bieten, reine Inkasso-Leistungen oder auch Factoring.

  • Viele Kosten für ein Forderungsmanagement-Unternehmen können auf den Konsumenten umlegen.

  • Je nach Größe und Kundenanzahl in Ihrem Betrieb können automatisierte Services nützlich sein. Damit bearbeiten die Forderungsmanagement-Unternehmen große Fallzahlen überaus kosteneffizient.

Inhaltsverzeichnis

Mögliche Leistungen eines Forderungsmanagement-Unternehmens

Bevor Sie sich für ein konkretes Forderungsmanagement-Unternehmen entscheiden, sollten Sie wissen, dass es grundlegende Unterschiede im Leistungsumfang gibt. Manche Anbieter sind reine Inkasso-Firmen, die bei einzelnen, konkreten Fällen tätig werden. Andere verstehen sich als Full-Service-Anbieter mit umfangreichen Leistungen in Prävention und Durchsetzung.

Vorbeugende Maßnahmen

Zu einem guten Forderungsmanagement in Unternehmen gehört stets auch der Versuch, Zahlungsausfälle möglichst zu vermeiden. Viele Dienstleister bieten daher an, die eigene Buchführung zu optimieren, Kaufverträge richtig zu gestalten oder auch gewisse Bonitätsprüfungen bei Ihren Kunden durchzuführen.

Möchten Sie gern mehr über Ihre bestehenden oder potentiellen Kunden erfahren und somit einen späteren Zahlungsausfall vielleicht verhindern? Dann beauftragen Sie am besten ein Forderungsmanagement-Unternehmen, das präventiv tätig wird. Zu einer professionellen Bonitätsprüfung gehören unter anderem:

  • Informationsbeschaffung zu möglichen Insolvenzverfahren
  • Anfrage zu Bankauskünften
  • Anfrage zu Geschäftsabschlüssen und Jahresberichten
  • Anfragen bei IHK, AHK und anderen Kammern
  • Einholen einer Schufa-Auskunft
  • Bitte um verbindliche Selbstauskunft

Factoring

Eine besondere Form des Forderungsmanagements für Unternehmen bildet das sogenannte Factoring. Dabei kauft ein Anbieter Ihre offenen Rechnungen bereits vor der Fälligkeit. Sollte der Konsument säumig werden, bleiben Sie trotzdem liquide. Factoring hat einige Vorteile:

  • Sie erhalten in wenigen Tagen Ihr Geld
  • Sie müssen sich nicht um Zahlungserinnerungen und Mahnungen kümmern
  • Mögliche Mahnverfahren sind Sache des Factoring-Anbieters

Allerdings hat diese Art des Forderungsmanagements für Unternehmen auch seine Nachteile:

  • Sie haben keinen Einfluss auf das Mahnverfahren
  • Eine Belastung des Geschäftsverhältnisses mit Ihren Kunden ist möglich
  • Sie erhalten nicht den vollen Rechnungsbetrag, sondern zahlen Gebühren

Mahnwesen und Inkasso

Das außergerichtliche Mahnwesen sowie das klassische Inkasso sind oft die Haupttätigkeitsfelder eines Forderungsmanagement-Unternehmens. In der Regel übernimmt der Anbieter Ihre konkreten Zahlungsausfälle ab der ersten Mahnung und setzt in Ihrem Namen Ihre Ansprüche durch.

Ein guter externer Dienstleister wird stets versuchen, eine effektive und möglichst schnelle Lösung zu finden. Daher sind gut formulierte Mahnschreiben und geschulte Telefonkräfte das A und O. Durch Mediation und Kommunikation wird versucht, mit dem Konsumenten gemeinsam einen Ausweg zu finden.

Gerichtliches Mahnverfahren und Zwangsvollstreckung

Die meisten Forderungsmanagement-Unternehmen stehen Ihnen auch im Falle einer gerichtlichen Auseinandersetzung bei. Sie beantragen in Ihrem Namen die entsprechenden Mahnbescheide und kümmern sich im Bedarfsfall auch um die tatsächliche Vollstreckung.

Sollten Sie gerichtlich einen Titel und somit einen langfristigen Anspruch gegen den Konsumenten erworben haben, hilft Ihnen ein guter Dienstleister dabei, den Fall bis zu 30 Jahre lang zu überprüfen und Ihre Ansprüche durchzusetzen.

Kostenfaktor eines externen Dienstleisters

Generell sollten Sie abwägen, wann ein umfassender Full Service Dienstleister sich wirklich rechnet. Bei einigen wenigen Fällen im Jahr reicht meist ein klassisches Inkasso-Unternehmen, welches sich wirklich nur um die konkreten Einzelfälle kümmert. Präventivmaßnahmen oder Ihre Buchhaltung bleiben dann in Ihrer Hand.

Viele Kosten für die Beauftragung eines Forderungsmanagement-Unternehmens können Sie direkt auf den Konsumenten umlegen. Das gilt allerdings nur, wenn dieser auch letztendlich zahlt. Ist er insolvent oder bekommt womöglich vor Gericht recht, hängen die Kosten an Ihnen. Bedenken Sie dies, bevor Sie ein Forderungsmanagement-Unternehmen beauftragen.

Wie groß sollte das Unternehmen sein?

Die internen Abläufe in einem Forderungsmanagement-Unternehmen sind im Idealfall an die Größe der Kunden angepasst, um größtmögliche Effizienz zu erreichen. Es gibt zwar keinen exakten Schwellenwert und es kommt wie so oft auf den Einzelfall an. Doch ein automatisiertes Forderungsmanagement ist für Unternehmen einer gewissen Größe vorteilhafter als die manuelle Einzelfallbearbeitung.

Große Dienstleister für große Kunden

Große Unternehmen wie Versandhäuser, Banken, Energieversorger oder Telekommunikationsanbieter haben regelmäßig tausende von ausstehenden Rechnungen, aber oft keine eigene Mahnabteilung. Für sie lohnt sich ein Forderungsmanagement-Unternehmen mit automatisierter Schnittstelle zur eigenen Buchhaltung.

Das jeweilige Unternehmen übermittelt also seine Kunden- und Zahlungsdaten, woraufhin Forderungsmanagement-Prozess weitgehend automatisiert abläuft. Die Endkunden erhalten fristgerechte Mahnungen und erst in Härtefällen befassen sich geschulte Mitarbeiter mit dem Fall.

Kleine Dienstleister für KMUs und Solo-Selbständige

Einfache Selbständige wie Handwerker oder Ärzte sowie kleine und mittlere Betriebe klagen meist über einige wenige Zahlungsausfälle im Jahr, die sich allerdings stark auf die Liquidität auswirken. Für diese Fälle lohnt ein automatisiertes Mahnwesen selten.

Klassische Inkasso- und Forderungsmanagement-Unternehmen nehmen hier jeden Fall einzeln an und prüfen diesen manuell und individuell. Es ist keine monatliche Mindestmenge an beauftragten Fällen üblich. Vor allem aber berücksichtigt der Dienstleister in solchen Einzelfällen weitaus besser Ihre individuelle Beziehung zum Kunden.

Fazit: Warum das richtige Forderungsmanagement-Unternehmen so wichtig ist

Ein optimiertes Forderungsmanagement ist wichtig, damit Sie bei einem Zahlungsausfall schnell und richtig reagieren können. Ein externes Forderungsmanagement-Unternehmen hilft Ihnen dabei oder nimmt Ihnen diese oft unangenehme Aufgabe sogar gänzlich ab.

Statistisch betrachtet haben professionelle Dienstleister meist eine höhere Erfolgsquote und fordern das Geld zudem schneller ein. Oft reicht schon das Einschalten eines Dienstleister, um den Forderungen Nachdruck zu verleihen. Bei härteren Fällen agieren Forderungsmanagement-Unternehmen rechtssicher und effektiv – notfalls auch bis vor Gericht.

Ein weiterer wichtiger Faktor in Sachen Forderungsmanagement ist die damit einhergehende zeitliche und mentale Belastung. Ein Streit um offene Geldforderungen kostet Arbeitszeit und oft reichlich Nerven. Hier kann ein gutes Forderungsmanagement-Unternehmen Gold wert sein.