Inkasso und Forderungsmanagement: So funktioniert es

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Das Wichtigste in Kürze

  • Ein professioneller Inkasso- und Forderungsmanagement-Service wird stets eine außergerichtliche Einigung anstreben.

  • Inkasso und Forderungsmanagement meinen konkret den Versuch, offene Zahlungen entweder für sich selbst oder im Auftrag eines Gläubigers einzufordern.

  • Im Falle einer gerichtlichen Auseinandersetzung unterstützt Sie das Inkasso und Forderungsmanagement bei der Beantragung von gerichtlichen Mahn- und Vollstreckungsbescheiden.

Inhaltsverzeichnis

Definition Inkasso und Forderungsmanagement

Unter Inkasso-Forderungsmanagement versteht sich im engeren Sinne die Einziehung von (über)fälligen Geldforderungen gegenüber Konsumenten. Je nach Anbieter variieren jedoch die Begrifflichkeiten. Manche Dienstleister bezeichnen einen sehr weit gefassten Servicekatalog insgesamt als Forderungsmanagement. Inkasso-Leistungen sind dann nur ein Teil des Forderungsmanagement-Prozesses.

Grundsätzlich beziehen sich Inkasso-Bemühungen immer auf konkrete Einzelfälle, bei denen ein Zahlungsverzug bereits vorliegt. Ein umfassendes Forderungsmanagement hingegen beginnt nicht erst mit einer ersten Zahlungserinnerung und dem Eintreiben von offenen Rechnungen. Vielmehr gehören dazu auch Buchhaltungsdienste, generelle Kundenkommunikation und alle Prozesse, die noch vor einem Zahlungsausfall stattfinden.

Im Idealfall ist das Forderungsmanagement so gut, dass es gar nicht oder nur selten zum Inkasso kommt – ganz vermeiden lässt es sich leider trotzdem nicht.

Was ist Factoring?

Wenn von Inkasso und Forderungsmanagement die Rede ist, findet sich immer wieder auch der Begriff Factoring. Dies bezeichnet den Verkauf von Rechnungen an einen sogenannten Factor gegen eine Gebühr. Dieser macht die Forderung dann gegenüber Ihrem Kunden geltend. Sie selbst als Unternehmer erhalten den Rechnungsbetrag – minus einer Servicegebühr –, unabhängig davon, ob Ihr Kunde den Factor dann tatsächlich ausbezahlt.

 

Der Begriff Inkasso stammt übrigens aus dem Italienischen und bedeutet so viel wie „einkassieren“ oder „Geld einziehen“. Im Bankwesen wurde früher so der Scheck- oder Wechseleinzug bezeichnet. Heute kennen wir das Inkasso vor allem als Instrument des Forderungsmanagements gegenüber Geschäftspartnern und Verbrauchern.

Wie ein Inkasso- oder Forderungsmanagement funktioniert

Wenn ein Kunde Ihre Rechnung nicht zahlt, können Sie einen speziellen Dienstleister damit beauftragen, Ihr Inkassomanagement zu übernehmen. Die Kommunikation mit dem Konsumenten sowie die weiteren Schritte bis hin zum Gerichtsverfahren werden Ihnen dann abgenommen.

Ein professionelles Inkasso- und Forderungsmanagement wie Lowell verfügt über viel Erfahrung in diesem Bereich, kommuniziert geschickt mit dem Konsumenten und sucht schnell und effizient nach Lösungen. So kommen Sie mit höherer Wahrscheinlichkeit an Ihr Geld und müssen sich selbst weniger mit den Vorgängen herumärgern.

Präventive Maßnahmen gegen Zahlungsausfälle

Präventive Maßnahmen fallen in den Bereich des Forderungsmanagements und sind vom eigentlichen Inkasso unabhängig. Folgende Schritte haben sich im Forderungsmanagement etabliert:

  • Überprüfen Sie die Bonität Ihrer Kunden.
  • Prüfen Sie Ihre Buchhaltung auf Auffälligkeiten in der Zahlungshistorie.
  • Erstellen Sie Kaufverträge und Auftragsdokumente rechtssicher.
  • Halten Sie Ihre Buchhaltung aktuell und korrekt.

 

Schon gewusst? Deutsche Unternehmen haben im europäischen Vergleich zwar eine gute Zahlungsmoral, doch der Wert sinkt seit 2019. Durchschnittlich dauert die Begleichung einer offenen Rechnung hierzulande 21 Tage. Allerdings lässt sich jedes siebte Unternehmen deutlich mehr Zeit als die vom BGB veranschlagten 30 Tage. Rund fünf Prozent der Unternehmen brauchen sogar länger als zwei Monate oder zahlen gar nicht.

Vorgerichtliches Inkasso- und Forderungsmanagement

Jeder gute externe Dienstleister arbeitet auf eine außergerichtliche Lösung hin. Diese ist in der Regel für alle Beteiligten die beste Variante, denn Sie als Gläubiger erhalten schneller Ihr Geld. Der Konsument erhält außerdem die Möglichkeit, günstigere Konditionen zur Rückzahlung zu erbitten. Außerdem entstehen keine zusätzlichen Gerichtskosten.

Ein Dienstleister für Inkasso- und Forderungsmanagement schöpft daher zunächst einmal alle Möglichkeiten aus, um den Konsumenten zu identifizieren, zu überprüfen und zu kontaktieren. Die erste Mahnung erfolgt dabei unmittelbar nach Auftragserteilung, die zweite meist in einer Frist von 14 Tagen.

Durch mediative Telefongespräche und behutsame Customer Care versuchen die Mitarbeiter des Dienstleisters, Ihre Forderungen direkt beim Konsumenten durchzusetzen. Oft findet sich hier auch die wahre Ursache für eine Zahlungsverzögerung. Folglich ergibt sich hier dann auch die Möglichkeit, eine gemeinsame Lösung zu erarbeiten.

Gerichtliches Mahnverfahren und Zwangsvollstreckung

Keinesfalls sollten Sie offene Forderungen aufgeben. Das beauftragte Unternehmen für Inkasso- und Forderungsmanagement beantragt beim Mahngericht einen Mahnbescheid, der daraufhin amtlich zugestellt wird. Bereits der Mahnantrag hemmt die Verjährung Ihrer Forderung.

Der nächste Schritt ist die Beantragung eines Vollstreckungsbescheides, der wiederum als sogenannter Titel Ihre Ansprüche für 30 Jahre absichert. In dieser Zeit kann nun eine Zwangsvollstreckung erfolgen, etwa durch Konten- oder Lohnpfändungen.

Vorteile eines Inkasso-Unternehmens

  • Alle Mahnschreiben sind höflich, rechtssicher und proaktiv formuliert. Das ist vor allem dann wichtig, wenn Gläubiger stark verärgert sind und sich zu kontraproduktiven Schreiben hinreißen lassen.
  • Telefonate oder persönliche Besuche werden von ausgebildeten und erfahrenen Fachkräften durchgeführt. Die Mediation ist ein effizientes Mittel, um zwischen Gläubigern und Konsumenten zu vermitteln.
  • Gerichtliche Auseinandersetzungen werden bestmöglich vorbereitet und entsprechend der zu beachtenden Fristen eingeleitet. So erhalten Sie notfalls einen Titel, der Ihre Ansprüche über Jahrzehnte absichert.
  • Bei Zwangsvollstreckungen unterstützt ein Unternehmen für Inkasso- und Forderungsmanagement den Gerichtsvollzieher.

Fazit

Ein seriöser Anbieter für Inkasso- und Forderungsmanagement wird Ihren Titel langfristig sichern und immer wieder die Verhältnisse des Konsumenten überprüfen. So kann es bei Ihnen auch nach vielen Jahren noch zum Begleichen der Außenstände kommen. Auch, wenn Inkasso und Forderungsmanagement oft synonym verwendet werden, ist dies nicht immer der Fall. Erkunden Sie sich daher im Vorfeld darüber, welche Leistungen ein Dienstleister unter die Begriffe fasst. So sind Sie auf der sicheren Seite und können Ihr Forderungsmanagement abgeben.