Forderungsmanagement: Darauf kommt es an

Forderungsmanagement im Überblick

Das Forderungsmanagement umfasst einen festgelegten Prozess:
An erster Stelle steht Ihre Forderung gegenüber dem Kunden: Sie stellen eine Rechnung für eine erbrachte Leistung. Zahlt der Kunde nicht, erfolgt in der Regel zunächst eine Zahlungserinnerung, üblicherweise zehn bis 14 Tage nachdem das Zahlungsziel überschritten wurde. Reagiert der Kunde auch hierauf nicht, leiten Sie das Mahnwesen ein. An dieser Stelle kann auch ein externer Inkassopartner ins Spiel kommen, der das Mahnwesen für Sie organisiert. Entweder intern oder extern wird der Kunde nun mehrfach schriftlich angemahnt. Begleicht der Kunde offene Forderungen auch daraufhin nicht, kommt es zum gerichtlichen Mahnverfahren. Bleiben alle anderen Maßnahmen wirkungslos, stehen an letzter Stelle die Zwangsvollstreckung und Pfändung.

Was ist eigentlich eine Forderung?

Forderungen resultieren aus Verträgen, in denen sich der Käufer verpflichtet hat, zu einer bestimmten Frist einen bestimmten Geldbetrag zu zahlen. Sie entstehen in der Regel dann, wenn die geplante Zahlung zeitverzögert nach dem Erbringen der vereinbarten Leistung angesetzt ist. Die Kunden, die die bezogene Leistung noch nicht bezahlt haben, werden in diesem Fall als Debitoren bezeichnet. Forderungen gehören zum Umlaufvermögen oder den kurzfristigen Vermögenswerten eines Unternehmens und müssen als Aktiva in die Jahresabschlussbilanz aufgenommen werden.

Forderungsmanagement: Aufgaben

Im Rahmen des geschilderten Prozesses fallen die unterschiedlichsten Aufgaben an, die in den Zuständigkeitsbereich des Forderungsmanagements gehören:

• Bonitätsprüfung: Um zu vermeiden, dass es überhaupt zum Zahlungsverzug kommt, prüft das Forderungsmanagement die Fähigkeit sowie den Willen des Geschäftspartners, Zahlungsverpflichtungen nachzukommen – also dessen Solvenz. Das ist beispielsweise über die SCHUFA möglich.
• Vertragsgestaltung: Auch bei der konkreten Formulierung des Kaufvertrages können verschiedene Kreditsicherungsmittel genutzt werden, um den Zahlungsverzug zu vermeiden. Dazu gehören beispielsweise die Hypothek, eine Grundschuld oder der Eigentumsvorbehalt.
• Rechnungsstellung: Auch die Formulierung der initialen Rechnung ist Teil des Forderungsmanagements. Hierbei ist vor allem zu beachten, dass die Rechnung allen rechtlichen Vorgaben entspricht, um Reklamationen zu vermeiden, die zu einer zusätzlichen Zahlungsverzögerung führen.
• Debitorenbuchhaltung: Nachdem Rechnungen gestellt wurden, müssen die offenen Forderungen aus Lieferungen und sonstigen Leistungen auch in der Buchhaltung vermerkt werden. Als Debitoren werden Kunden eines Unternehmens bezeichnet, die Waren oder Dienstleistungen mit späterer Fälligkeit der Zahlung bezogen haben.
• Zahlungsabwicklung: Ist die Rechnung gestellt, müssen Zahlungseingänge regelmäßig geprüft werden. Indem Sie genauesten festhalten, wann und wie zuverlässig Kunden zahlen, können deren Risikobeurteilungen stetig optimiert werden.
• Mahnverfahren: Wird die Forderung auch nach Ende der Zahlungsfrist nicht beglichen, wird das Mahnverfahren eingeleitet. Hier kommt es auf Fingerspitzengfühl an: Einerseits möchten Sie natürlich, dass Ihnen zustehende Geld erhalten, andererseits wollen Sie aber auch Kunden nicht verprellen. Je nachdem, ob ein Kunde bereits häufiger säumig war und wie lange er bereits treuer Kunde ist, können Sie deshalb den Tonfall, Mahnungsturnus oder Folgemaßnahmen im Mahnverfahren variieren.

Warum sollten sich Unternehmen dem Thema widmen?

Ein effizient organisiertes Forderungsmanagement ist essenziell, um die Liquidität Ihres Unternehmens und damit dessen langfristige Existenz zu sichern. Denn bezahlen Ihre Kunden ihre Rechnungen nicht, fehlt Ihnen wiederum das Geld, um Ihre eigenen Verbindlichkeiten zu begleichen. Gut durchdachtes Forderungsmanagement gewährleistet deshalb ein zielführendes Mahnverfahren und verhindert so, dass es zu völligen Forderungsausfällen kommt und Sie Ihre Forderungen nicht durchsetzen können.

Im gesamten Prozess ist dabei entscheidend, dass Sie empathisch und kundenorientiert vorgehen. Zeigen Sie Verständnis für finanzielle Notsituationen und versuchen Sie partnerschaftlich, mit säumigen Kunden zu einer Lösung zu kommen – zum Beispiel, indem Sie eine Ratenzahlung vereinbaren. Das hat für Sie gleich zwei Vorteile: Erstens erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, Ihre Forderungen tatsächlich geltend machen zu können, wenn Sie Kunden auf diese Weise entgegenkommen. Zweitens stärkt verständnisvolles und menschliches Auftreten, auch in entsprechend heiklen Situationen, die Kundenbindung deutlich.

Welche Maßnahmen umfasst das Forderungsmanagement?

Forderungsmanagement bedeutet weit mehr als nur das Mahnen säumiger Kunden. Wir haben Ihnen einen Überblick der zahlreichen Aufgaben erstellt, die effektives Forderungsmanagement schultern muss:

Forderungsmanagement: Präventive Maßnahmen

Forderungsmanagement beginnt nicht erst, wenn Zahlungen ausbleiben. Wirklich gutes Forderungsmanagement sorgt viel mehr dafür, dass es gar nicht erst soweit kommt. Denn präventive Maßnahmen sind hier mindestens genauso wichtig, wie das Einschreiten im Ernstfall.

Um zu verhindern, dass Ihre Kunden überhaupt säumig werden, können Sie zum Beispiel die folgenden Maßnahmen ergreifen:

• Verschiedene Zahlungsoptionen: Bieten Sie im B2C-Bereich neben dem klassischen Rechnungskauf auch alternative Zahlungsoptionen wie PayPal oder die Abrechnung per Kreditkarte an. Das führt zum einen dazu, dass die individuelle Wahl der bequemsten Methode die Zahlungswahrscheinlichkeit erhöht. Zum anderen sichern Optionen mit Verkäuferschutz, beispielsweise PayPal oder AmazonPayments, Sie zusätzlich ab.
• Vorkasse bei Neukunden: Gerade bei Kunden, über deren Zahlungsfähigkeit und -moral Sie noch nichts in Erfahrung bringen konnten, vermeiden Sie durch Vorkasse jedes Risiko.
• Anzahlungen: Ab einer bestimmten Auftragshöhe kann sich die Vereinbarung von Anzahlungen lohnen. Das ist insbesondere dann der Fall, wenn der Auftrag ressourcenintensiv ist.
• Teilzahlungsvereinbarungen: Statt die gesamte Zahlung nach Erbringen der Leistung zu verlangen, können Sie auch Teilzahlungen vereinbaren. Dann werden bei Erreichen bestimmter definierter Meilensteine des Auftrags bereits erste Zahlungen geleistet.
• Informationsmanagement: Hier ist weniger das interne, sondern vor allem das auf die Kunden bezogene Informationsmanagement gemeint. Sammeln Sie alle verfügbaren Daten über das bisherige Zahlungsverhalten und die Bonität Ihrer Kunden, um möglichst präzise Vorhersagen zur zukünftigen Zahlungsmoral treffen zu können. Auf dieser Basis können Sie bestimmte Kunden dann beispielsweise vom Kauf auf Rechnung ausschließen.
• Exaktes Fälligkeitsdatum nennen: Nennen Sie auf Rechnungen nicht nur die allgemeine Frist (zum Beispiel 14 Tage), sondern auch das genaue Datum, zu dem die Zahlung spätestens gezahlt werden muss. So werden Missverständnisse ausgeschlossen und der Kunde prägt sich den Zahlungstermin besser ein.

Internes Forderungsmanagement

Trotz ausgeklügelter präventiver Maßnahmen kann es allerdings nach wie vor zu Zahlungsausfällen kommen. Damit Sie hier den Überblick behalten und rechtzeitig reagieren können, sollten Sie intern verschiedene Maßnahmen ergreifen:

• Gute Buchhaltungssoftware regelmäßig nutzen: Die richtige Software hilft Ihnen, alle Vorgänge unkompliziert und übersichtlich zu dokumentieren. Dennoch ist jede Software natürlich nur so gut wie ihr Anwender. Es ist also essenziell, dass Sie alle Rechnungen tatsächlich tagesgenau buchen. Pflegen Sie das Tool angemessen, können Sie leicht täglich oder wöchentlich Listen zu offenen Posten erstellen und verlieren nie aus den Augen, welche Forderungen noch offen sind.
• Debitorenbuchhaltung sorgsam pflegen: Ob mit oder ohne Software: Die Debitorenbuchhaltung muss akribisch aktualisiert werden. Nur so verlieren Sie offenen Forderungen oder getätigte Zahlungen nicht aus dem Blick und können entsprechend reagieren. Das beginnt bereits bei der Erstellung von Rechnungen und der Erfassung der Kundendaten. Prüfen Sie bei Geschäftskunden auch die Firmierung, notfalls über die Gewerbeanmeldung oder einen Handelsregisterauszug.
• Effektives Mahnwesen organisieren: Auf Grundlage dieser Buchhaltung können Sie offene Zahlungen anmahnen. Legen Sie dazu einen klaren Prozess fest. Der kann beispielsweise aus einer Zahlungserinnerung bestehen, auf die bis zu drei Mahnungen folgen, bis letztendlich ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet wird. Für die Eröffnung eines solchen Mahnverfahrens müssen Sie nicht zwingend den Weg über einen Anwalt gehen – das kostet vor allem Zeit und Geld. Den Antrag auf einen Mahnbescheid können Sie vielmehr auch selbst online stellen.
  
  Hierbei gilt stets: Mahnen Sie zwar fordernd, aber stets höflich und respektvoll. Zeigen Sie Verständnis für finanzielle Notlagen und bemühen Sie sich um eine Lösung, mit der alle Parteien zufrieden sind. Dafür kann es sinnvoll sein, sich direkt telefonisch mit dem säumigen Kunden in Kontakt zu setzen, statt nur schriftlich zu kommunizieren. Im Idealfall behalten Sie so nicht nur einen treuen Kunden, sondern sparen sich auf einen mühevollen Mahnprozess und den Weg vor Gericht.

Outsourcen: externes Forderungsmanagement

Grundsätzlich müssen Sie das umfangreiche Debitoren- und Forderungsmanagement nicht intern schultern, sondern können die Aufgaben auch an einen externen Dienstleister auslagern. Dieses externe Forderungsmanagement wird erstens danach unterschieden, welche Art von externem Partner Sie beauftragen. Zweitens können Sie entweder ausschließlich die Bearbeitung von Forderungen delegieren oder gleich sämtliche offenen Forderungen verkaufen.

Die verschiedenen Optionen, wenn Kunden in Zahlungsverzug geraten

Kommen Kunden den Forderungen nicht nach, können Sie nach dem Versenden der ersten Mahnung sowohl ein spezialisiertes Inkassobüro als auch einen Rechtsanwalt einschalten.
 

Inkassobüro

Inkassodienste übernehmen im Forderungsmanagement sowohl gerichtliche als auch vorgerichtliche Maßnahmen. Sie nehmen über Mahnungen also Kontakt zum säumigen Kunden auf, überprüfen, ob die Forderung überhaupt gerechtfertigt ist und prüfen die Bonität des Kunden. Kommt es dennoch nicht zur Zahlung, stellt das Inkassobüro einen Antrag auf einen gerichtlichen Mahnbescheid und ggfs. auch auf einen Vollstreckungsbescheid.

Seriöse Inkassounternehmen erkennen Sie an der offiziellen Zulassung sowie an angemessenen Gebühren, die sie am anwaltlichen Vergütungssystem orientieren. Um auf Nummer sicher zu gehen, können Sie sich an Unternehmen wenden, die Mitglied in entsprechenden Verbänden, beispielsweise dem Bundesverband Deutscher Inkassounternehmen, sind.

Die Beauftragung eines Inkassobüros bietet die folgenden Vorteile:

• Inkassobüros sind genau auf diese Tätigkeit spezialisiert und haben hier oft langjährige Erfahrung.
• Sie sind häufig eher kostengünstig. Das liegt auch daran, dass die Arbeit erfolgsabhängig ist. Kann der Dienst die Forderung nicht eintreiben, entstehen auch keine Kosten für den Auftraggeber.
• Aus der gezielten Expertise ergeben sich häufig ein gewisses Fingerspitzengfühl im Umgang mit Kunden und kreative Ideen, wie gemeinsam eine Lösung gefunden werden kann.
   

Rechtsanwalt

Prinzipiell macht es keinen Unterschied, ob Sie sich an ein Inkassobüro oder einen Rechtsanwalt wenden, da beide grundsätzlich die gleichen Aufgaben übernehmen. Allerdings kann nur der Rechtsanwalt Sie auch vor Gericht vertreten. Gerade bei bestrittenen Forderungen, die höchstwahrscheinlich in einer gerichtlichen Auseinandersetzung enden werden, kann es sinnvoll sein, direkt einen Anwalt zu beauftragen.

Darüber hinaus bietet diese Option weitere Vorteile:

• Anwälte genießen häufig ein besseres Ansehen als Inkassobüros, die oft (zu Unrecht) unter einem unseriösen Ruf leiden. Briefe von einem Anwalt können daher mehr Respekt erzeugen.
• Ein Rechtsanwalt kann im Gegensatz zum Inkassobüro alle Forderungen eintreiben, zum Beispiel auch Zwangsvollstreckungen von Immobilien.
• Sollte der Inkassofall vor Gericht landen, müssen Sie das Mandat nicht neu vergeben.

Factoring vs. Inkasso: Wo liegt der Unterschied?

Factoring und Inkasso werden immer wieder synonym verwendet. Das ist allerdings falsch. Denn beide Optionen unterscheiden sich in der Frage, wann Sie welche Forderungen abtreten.
 

Inkasso

Ein Inkassodienstleister wird erst dann beauftragt, wenn begründete und bereits in Rechnung gestellte Forderungen einzutreiben sind. Kleinere Unternehmen wenden sich aus Kostengründen sogar erst dann an einen Inkassodienst, wenn Kunden mit ihrer Zahlung tatsächlich in Verzug sind und Mahnung ausgesprochen werden müssen. Das Inkassounternehmen kümmert sich dann um die Eintreibung dieser Außenstände. Das Unternehmen bleibt der offizielle Gläubiger, der das Inkassobüro lediglich in seinem Namen handeln lässt. Das Risiko verbleibt dementsprechend ebenfalls beim Unternehmen: Ist das Inkassobüro erfolglos, bleibt das beauftragende Unternehmen auf den Forderungen plus eventuellen Gerichtskosten, Inkassogebühren und Zinsen sitzen. Können die Forderungen aber doch noch realisiert werden, trägt der Schuldner sämtliche Kosten.
 

Factoring

Beim Factoring (oder Forderungsverkauf) dagegen werden sämtliche offenen Forderungen (also auch die zukünftigen) an den sogenannten Factor verkauft. Dieser zahlt zum Beispiel 80 bis 90 Prozent

der Forderungssumme unmittelbar an das Unternehmen. Die verbleibenden zehn bis 20 Prozent dienen als Sicherheitseinbehalt und werden (nach Abzug der eigentlichen Gebühren für das Factoring) bezahlt, sobald der Kunden die Rechnung beglichen hat. Auf diese Weise bleibt das Unternehmen dauerhaft liquide, denn der Factor zahlt jedes Mal, wenn ihm eine offene Rechnung übermittelt wird.

Im Gegensatz zum Inkasso wird der Factor beim echten Factoring selbst zum Gläubiger und übernimmt alle daraus resultierenden Rechte und Pflichten. Dementsprechend ist er nun auch für das gesamte Forderungsmanagement verantwortlich und trägt das vollständige Ausfallrisiko, wenn eine Kunde endgültig nicht zahlt. Davon profitiert das Unternehmen, das die Rechnungssumme (abzüglich der Factoring-Gebühren) in jedem Fall zurückbekommt.

Auch wenn das Factoring erst einmal weniger risikobehaftet klingt, ist es dennoch nicht uneingeschränkt von Vorteil:

• Es fallen Gebühren von bis zu fünf Prozent des Rechnungsbetrags an, die das Unternehmen in jedem Fall tragen muss und nicht (wie beim Inkasso) an den säumigen Kunden weitergeben kann.
• Factoring eignet sich nicht für alle Branchen und Rechnungsformen. Die Leistungen, die abgerechnet werden, müssen beispielsweise bereits vollständig erbracht sein. Außerdem schließen die meisten Anbieter Factoring bei Bargeldgeschäften, Vorkasse oder Forderungen gegen Privatpersonen aus.
• In der Regel können keine einzelnen Rechnungen abgetreten werden, sondern nur das gesamte Portfolio.

Bietet sich nun also Inkasso oder Factoring eher an? Das lässt sich nicht pauschal beantworten. Umso praktischer, dass Sie sich gar nicht zwingend grundsätzlich festlegen müssen. Denn im Bereich Forderungsmanagement gibt es auch 360-Grad-Services, die neben Inkasso und Forderungskauf die präventiven Aufgaben wie Risikomanagement und Datenanalyse übernehmen. Genau das bieten auch wir von Lowell.

Den Erfolg des Forderungsmanagements überprüfen

Damit Sie wissen, ob Ihr Forderungsmanagement erfolgreich ist oder Sie Anpassungen vornehmen müssen, sollten Sie entscheidende Kennzahlen im Blick behalten:

Bestand der gesamten Forderungen (offene & uneinbringliche)

So wird sie berechnet:
Die Gesamthöhe der Forderungen wird mit dem prozentualen Verhältnis von offenen und uneinbringlichen Forderungen verglichen.

So kann sie interpretiert werden:
Diese Kennzahl gibt Ihnen einen Gesamteindruck von der Effektivität Ihres Forderungsmanagements.

Debitorendurchlaufzeit

So wird sie berechnet:
Sie bestimmen, wie lange es im Durchschnitt dauert, bis Debitoren ihre Rechnungen zahlen: durchschnittliche Forderungen / Umsatzerlöse x 360

So kann sie interpretiert werden:
Eine Laufzeit ist dann ideal, wenn Sie ungefähr der durchschnittlich eingeräumten Zahlungsfrist entspricht – denn dann zahlen Ihre Kunden in der Regel pünktlich.

Umschlagshäufigkeit

So wird sie berechnet:
Sie berechnen, wie oft Forderungen über den Umsatz umgeschlagen werden: Umsatz / durchschnittlichen Forderungsbestand

So kann sie interpretiert werden:
Je höher diese Kennzahl ausfällt, desto schneller werden Forderungen wieder liquide gemacht. Nimmt sie ab, nimmt damit die Kapitalbindung im Unternehmen zu.

Ausfallquote

So wird sie berechnet:
Hier setzen Sie die endgültig ausgefallenen Forderungen ins Verhältnis zu Ihrem Gesamtumsatz: ausgefallene Forderungen / Umsatz

So kann sie interpretiert werden:
Diese Kennzahl sollte idealerweise möglichst niedrig ausfallen. Um einzuschätzen, ob Ihre Ausfallrate zu hoch ist, lohnt sich der Vergleich mit anderen Unternehmen Ihrer Branche.

Fazit

Forderungsmanagement ist weit mehr als das Schreiben von Mahnungen. Vielmehr geht es darum, schon mit der Wahl Ihrer Kunden, Zahlungsoptionen und der Rechnungsstellung Zahlungsausfälle zu vermeiden. Ebenso braucht es eine lückenlose Debitorenbuchhaltung, um den Stand sämtlicher Forderungen stets im Blick zu haben. Wer bei dieser komplexen Aufgabe Hilfe benötigt, kann sich an verschiedene externe Dienstleister wenden und das eigene Forderungsmanagement in unterschiedlichem Maß ausgliedern. Ob Sie lediglich offene Zahlungen von säumigen Kunden eintreiben lassen oder gleich sämtliche Forderungen abtreten möchten: Kompetente Partner erleichtern die Verwaltung Ihrer Außenstände und sichern so Ihre Liquidität.