Zahlungsausfälle sind für jedes Unternehmen ein leidiges Thema. Umso wichtiger ist es, Maßnahmen zu etablieren, die Kunden zu pünktlichen Zahlungen animieren und im Fall eines Zahlungsverzugs die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass Sie Ihr Geld doch noch bekommen. All das ist Aufgabe des Forderungsmanagements, das deutlich mehr umfasst, als das reine Mahnwesen. Wie effektives Forderungsmanagement aussehen sollte und wie Sie sich durch externe Partner unterstützen lassen können, erfahren Sie hier.
Was ist Forderungsmanagement?
Forderungsmanagement (auch Kreditmanagement oder Konditionenmanagement genannt) ist Teil des betrieblichen Rechnungswesens. Dabei verwaltet das Forderungsmanagement die Kredite, die Unternehmen ihren Kunden gewähren, um Forderungsausfälle zu minimieren und die Liquidität des Unternehmens zu gewährleisten.
Das Forderungsmanagement umfasst einen festgelegten Prozess:
An erster Stelle steht Ihre Forderung gegenüber dem Kunden: Sie stellen eine Rechnung für eine erbrachte Leistung. Zahlt der Kunde nicht, erfolgt in der Regel zunächst eine Zahlungserinnerung, üblicherweise zehn bis 14 Tage nachdem das Zahlungsziel überschritten wurde. Reagiert der Kunde auch hierauf nicht, leiten Sie das Mahnwesen ein. An dieser Stelle kann auch ein externer Inkassopartner ins Spiel kommen, der das Mahnwesen für Sie organisiert. Entweder intern oder extern wird der Kunde nun mehrfach schriftlich angemahnt. Begleicht der Kunde offene Forderungen auch daraufhin nicht, kommt es zum gerichtlichen Mahnverfahren. Bleiben alle anderen Maßnahmen wirkungslos, stehen an letzter Stelle die Zwangsvollstreckung und Pfändung.
Was ist eigentlich eine Forderung?
Forderungen resultieren aus Verträgen, in denen sich der Käufer verpflichtet hat, zu einer bestimmten Frist einen bestimmten Geldbetrag zu zahlen. Sie entstehen in der Regel dann, wenn die geplante Zahlung zeitverzögert nach dem Erbringen der vereinbarten Leistung angesetzt ist. Die Kunden, die die bezogene Leistung noch nicht bezahlt haben, werden in diesem Fall als Debitoren bezeichnet. Forderungen gehören zum Umlaufvermögen oder den kurzfristigen Vermögenswerten eines Unternehmens und müssen als Aktiva in die Jahresabschlussbilanz aufgenommen werden.
Im Rahmen des geschilderten Prozesses fallen die unterschiedlichsten Aufgaben an, die in den Zuständigkeitsbereich des Forderungsmanagements gehören:
Ein effizient organisiertes Forderungsmanagement ist essenziell, um die Liquidität Ihres Unternehmens und damit dessen langfristige Existenz zu sichern. Denn bezahlen Ihre Kunden ihre Rechnungen nicht, fehlt Ihnen wiederum das Geld, um Ihre eigenen Verbindlichkeiten zu begleichen. Gut durchdachtes Forderungsmanagement gewährleistet deshalb ein zielführendes Mahnverfahren und verhindert so, dass es zu völligen Forderungsausfällen kommt und Sie Ihre Forderungen nicht durchsetzen können.
Im gesamten Prozess ist dabei entscheidend, dass Sie empathisch und kundenorientiert vorgehen. Zeigen Sie Verständnis für finanzielle Notsituationen und versuchen Sie partnerschaftlich, mit säumigen Kunden zu einer Lösung zu kommen – zum Beispiel, indem Sie eine Ratenzahlung vereinbaren. Das hat für Sie gleich zwei Vorteile: Erstens erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, Ihre Forderungen tatsächlich geltend machen zu können, wenn Sie Kunden auf diese Weise entgegenkommen. Zweitens stärkt verständnisvolles und menschliches Auftreten, auch in entsprechend heiklen Situationen, die Kundenbindung deutlich.
Forderungsmanagement bedeutet weit mehr als nur das Mahnen säumiger Kunden. Wir haben Ihnen einen Überblick der zahlreichen Aufgaben erstellt, die effektives Forderungsmanagement schultern muss:
Forderungsmanagement beginnt nicht erst, wenn Zahlungen ausbleiben. Wirklich gutes Forderungsmanagement sorgt viel mehr dafür, dass es gar nicht erst soweit kommt. Denn präventive Maßnahmen sind hier mindestens genauso wichtig, wie das Einschreiten im Ernstfall.
Um zu verhindern, dass Ihre Kunden überhaupt säumig werden, können Sie zum Beispiel die folgenden Maßnahmen ergreifen:
Trotz ausgeklügelter präventiver Maßnahmen kann es allerdings nach wie vor zu Zahlungsausfällen kommen. Damit Sie hier den Überblick behalten und rechtzeitig reagieren können, sollten Sie intern verschiedene Maßnahmen ergreifen:
Grundsätzlich müssen Sie das umfangreiche Debitoren- und Forderungsmanagement nicht intern schultern, sondern können die Aufgaben auch an einen externen Dienstleister auslagern. Dieses externe Forderungsmanagement wird erstens danach unterschieden, welche Art von externem Partner Sie beauftragen. Zweitens können Sie entweder ausschließlich die Bearbeitung von Forderungen delegieren oder gleich sämtliche offenen Forderungen verkaufen.
Kommen Kunden den Forderungen nicht nach, können Sie nach dem Versenden der ersten Mahnung sowohl ein spezialisiertes Inkassobüro als auch einen Rechtsanwalt einschalten.
Inkassobüro
Inkassodienste übernehmen im Forderungsmanagement sowohl gerichtliche als auch vorgerichtliche Maßnahmen. Sie nehmen über Mahnungen also Kontakt zum säumigen Kunden auf, überprüfen, ob die Forderung überhaupt gerechtfertigt ist und prüfen die Bonität des Kunden. Kommt es dennoch nicht zur Zahlung, stellt das Inkassobüro einen Antrag auf einen gerichtlichen Mahnbescheid und ggfs. auch auf einen Vollstreckungsbescheid.
Seriöse Inkassounternehmen erkennen Sie an der offiziellen Zulassung sowie an angemessenen Gebühren, die sie am anwaltlichen Vergütungssystem orientieren. Um auf Nummer sicher zu gehen, können Sie sich an Unternehmen wenden, die Mitglied in entsprechenden Verbänden, beispielsweise dem Bundesverband Deutscher Inkassounternehmen, sind.
Die Beauftragung eines Inkassobüros bietet die folgenden Vorteile:
Rechtsanwalt
Prinzipiell macht es keinen Unterschied, ob Sie sich an ein Inkassobüro oder einen Rechtsanwalt wenden, da beide grundsätzlich die gleichen Aufgaben übernehmen. Allerdings kann nur der Rechtsanwalt Sie auch vor Gericht vertreten. Gerade bei bestrittenen Forderungen, die höchstwahrscheinlich in einer gerichtlichen Auseinandersetzung enden werden, kann es sinnvoll sein, direkt einen Anwalt zu beauftragen.
Darüber hinaus bietet diese Option weitere Vorteile:
Factoring und Inkasso werden immer wieder synonym verwendet. Das ist allerdings falsch. Denn beide Optionen unterscheiden sich in der Frage, wann Sie welche Forderungen abtreten.
Inkasso
Ein Inkassodienstleister wird erst dann beauftragt, wenn begründete und bereits in Rechnung gestellte Forderungen einzutreiben sind. Kleinere Unternehmen wenden sich aus Kostengründen sogar erst dann an einen Inkassodienst, wenn Kunden mit ihrer Zahlung tatsächlich in Verzug sind und Mahnung ausgesprochen werden müssen. Das Inkassounternehmen kümmert sich dann um die Eintreibung dieser Außenstände. Das Unternehmen bleibt der offizielle Gläubiger, der das Inkassobüro lediglich in seinem Namen handeln lässt. Das Risiko verbleibt dementsprechend ebenfalls beim Unternehmen: Ist das Inkassobüro erfolglos, bleibt das beauftragende Unternehmen auf den Forderungen plus eventuellen Gerichtskosten, Inkassogebühren und Zinsen sitzen. Können die Forderungen aber doch noch realisiert werden, trägt der Schuldner sämtliche Kosten.
Factoring
Beim Factoring (oder Forderungsverkauf) dagegen werden sämtliche offenen Forderungen (also auch die zukünftigen) an den sogenannten Factor verkauft. Dieser zahlt zum Beispiel 80 bis 90 Prozent
der Forderungssumme unmittelbar an das Unternehmen. Die verbleibenden zehn bis 20 Prozent dienen als Sicherheitseinbehalt und werden (nach Abzug der eigentlichen Gebühren für das Factoring) bezahlt, sobald der Kunden die Rechnung beglichen hat. Auf diese Weise bleibt das Unternehmen dauerhaft liquide, denn der Factor zahlt jedes Mal, wenn ihm eine offene Rechnung übermittelt wird.
Im Gegensatz zum Inkasso wird der Factor beim echten Factoring selbst zum Gläubiger und übernimmt alle daraus resultierenden Rechte und Pflichten. Dementsprechend ist er nun auch für das gesamte Forderungsmanagement verantwortlich und trägt das vollständige Ausfallrisiko, wenn eine Kunde endgültig nicht zahlt. Davon profitiert das Unternehmen, das die Rechnungssumme (abzüglich der Factoring-Gebühren) in jedem Fall zurückbekommt.
Auch wenn das Factoring erst einmal weniger risikobehaftet klingt, ist es dennoch nicht uneingeschränkt von Vorteil:
Bietet sich nun also Inkasso oder Factoring eher an? Das lässt sich nicht pauschal beantworten. Umso praktischer, dass Sie sich gar nicht zwingend grundsätzlich festlegen müssen. Denn im Bereich Forderungsmanagement gibt es auch 360-Grad-Services, die neben Inkasso und Forderungskauf die präventiven Aufgaben wie Risikomanagement und Datenanalyse übernehmen. Genau das bieten auch wir von Lowell.
Für einen detaillierteren Blick auf den ersten Kostenvergleich zwischen Factoring und Forderungsmanagement hat Lowell diesen Online-Vergleichsrechner erstellt, der Ihnen dabei hilft.
Damit Sie wissen, ob Ihr Forderungsmanagement erfolgreich ist oder Sie Anpassungen vornehmen müssen, sollten Sie entscheidende Kennzahlen im Blick behalten:
So wird sie berechnet:
Die Gesamthöhe der Forderungen wird mit dem prozentualen Verhältnis von offenen und uneinbringlichen Forderungen verglichen.
So kann sie interpretiert werden:
Diese Kennzahl gibt Ihnen einen Gesamteindruck von der Effektivität Ihres Forderungsmanagements.
So wird sie berechnet:
Sie bestimmen, wie lange es im Durchschnitt dauert, bis Debitoren ihre Rechnungen zahlen: durchschnittliche Forderungen / Umsatzerlöse x 360
So kann sie interpretiert werden:
Eine Laufzeit ist dann ideal, wenn Sie ungefähr der durchschnittlich eingeräumten Zahlungsfrist entspricht – denn dann zahlen Ihre Kunden in der Regel pünktlich.
So wird sie berechnet:
Sie berechnen, wie oft Forderungen über den Umsatz umgeschlagen werden: Umsatz / durchschnittlichen Forderungsbestand
So kann sie interpretiert werden:
Je höher diese Kennzahl ausfällt, desto schneller werden Forderungen wieder liquide gemacht. Nimmt sie ab, nimmt damit die Kapitalbindung im Unternehmen zu.
So wird sie berechnet:
Hier setzen Sie die endgültig ausgefallenen Forderungen ins Verhältnis zu Ihrem Gesamtumsatz: ausgefallene Forderungen / Umsatz
So kann sie interpretiert werden:
Diese Kennzahl sollte idealerweise möglichst niedrig ausfallen. Um einzuschätzen, ob Ihre Ausfallrate zu hoch ist, lohnt sich der Vergleich mit anderen Unternehmen Ihrer Branche.
Forderungsmanagement ist weit mehr als das Schreiben von Mahnungen. Vielmehr geht es darum, schon mit der Wahl Ihrer Kunden, Zahlungsoptionen und der Rechnungsstellung Zahlungsausfälle zu vermeiden. Ebenso braucht es eine lückenlose Debitorenbuchhaltung, um den Stand sämtlicher Forderungen stets im Blick zu haben. Wer bei dieser komplexen Aufgabe Hilfe benötigt, kann sich an verschiedene externe Dienstleister wenden und das eigene Forderungsmanagement in unterschiedlichem Maß ausgliedern. Ob Sie lediglich offene Zahlungen von säumigen Kunden eintreiben lassen oder gleich sämtliche Forderungen abtreten möchten: Kompetente Partner erleichtern die Verwaltung Ihrer Außenstände und sichern so Ihre Liquidität.
Es sind noch Fragen offen?
Wir von Lowell wissen, dass viele Ihrer Probleme nur mit individuellen Lösungen behoben werden können. Gerne erarbeiten wir maßgeschneiderte Lösungen inklusive Dienstleistungsportfolio für Sie. Wenden Sie sich dafür einfach an unsere Experten.
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vertrieb@lowellgroup.de