Unbezahlte Rechnungen können im eigenen Unternehmen zu Liquiditätsengpässen führen. Diese gefährden den Geschäftsbetrieb. Entstehen trotz aller Sorgfalt nach der Lieferung der Ware offene Forderungen, ist ein gutes Mahnwesen unerlässlich. Welche gesetzlichen Vorgaben es für Zahlungserinnerungen und Mahnungen gibt und was Sie dabei beachten sollten, erklären wir Ihnen hier.
Viele Unternehmen verschicken eine oder mehrere Zahlungserinnerungen an Konsumenten, bevor sie das Mahnverfahren einleiten. Eine Zahlungserinnerung zeichnet sich durch einen höflichen Ton aus. Sie ist ein nett gemeinter Hinweis darauf, dass die Zahlung der Rechnung vermutlich nur vergessen wurde. Das Schreiben kann den Konsumenten darauf hinweisen, den Eingang der Rechnung zu überprüfen. Manchmal gehen Rechnungen aus Versehen unter oder geraten in Vergessenheit, ohne dass eine böse Absicht dahintersteckt. Eine Zahlungserinnerung gibt die Chance, der Sache auf den Grund zu gehen.
Zahlungserinnerungen helfen dabei, das gute Verhältnis zum Kunden aufrechtzuerhalten. Das ist vor allem bei langjährigen Stammkunden wichtig. Es kann generell sinnvoll sein, säumige Kunden zu binden.
Es gibt keine Verpflichtung zum Schreiben von Zahlungserinnerungen. Wenn Ihr Kunde von Ihnen eine Zahlungserinnerung bekommt, gerät er dadurch nicht in Zahlungsverzug. Sie hat keine rechtliche Relevanz, dennoch sollten Sie gut überlegen, ob Sie Ihrem Kunden diesen freundlichen Hinweis zukommen lassen. Die meisten Konsumenten sind dankbar über diesen ersten höflichen Schritt, bevor sie die offizielle Mahnung erhalten. Dieses Verhalten stimmt viele Kunden positiv und erhöht die zukünftige Zahlungswilligkeit.
Ihr Konsument hat in der Vergangenheit die Zahlungserinnerungen ignoriert oder plant diesen freundlichen Zahlungsaufschub mittlerweile regelmäßig mit ein? Dann sollten Sie auf diesen Schritt verzichten und direkt eine Mahnung schreiben.
Zunächst ist es wichtig, dass das Wort „Mahnung“ klar und deutlich sichtbar ist. Weitere Kriterien sind, dass die Mahnung ein Datum hat und sich auf eine Rechnung bezieht. Sie muss die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum beinhalten. Erforderliche Angaben sind:
In der Mahnung setzen Sie dem Konsumenten eine Frist. Stellen Sie Ihre Bereitschaft klar, weitere Schritte einzuleiten. Kündigen Sie rechtliche Folgen an. Deshalb müssen auch die folgenden Angaben in eine Mahnung:
gibt zwei Möglichkeiten, wie ein Konsument in Verzug geraten kann. Haben Sie auf Ihrer Rechnung ein konkretes Zahlungsziel wie zum Beispiel „14 Tage“ angegeben, ist er danach sofort in Verzug. Steht auf Ihrer Rechnung kein Zahlungsziel, gilt die gesetzliche Zahlungsfrist.
Die gesetzliche Zahlungsfrist beträgt 30 Tage. Nach Ablauf der gesetzlichen Frist gerät der Kunde automatisch in Verzug.
Eine Mahnung ist ausreichend. In der Praxis ist es allerdings weit verbreitet, eine freundliche Zahlungserinnerung und danach drei Mahnungen zu schreiben. Die Mahnstufen laufen wie folgt ab:
Dieses Vorgehen ist eine Kulanzleistung Ihrem Konsumenten gegenüber. Mehrere Mahnungen helfen jedoch auch, Ihr Unternehmen als freundlich und kulant darzustellen und somit das Image zu schonen. Die Konsumenten werden Sie als Unternehmen in Erinnerung behalten, dass auch in schlechten Zeiten einen freundlichen und respektvollen Umgang pflegt. Das spricht sich herum. Andererseits müssen Sie in Kauf nehmen, Zeit zu verlieren und länger auf Ihr Geld zu warten.
Zwischen den Mahnungen müssen Sie dem Konsumenten Zeit geben. Er muss die Chance haben, die Rechnung zu begleichen. Üblich sind Zahlungsziele von zehn Tagen.
In vielen Fällen ist es keine böse Absicht des Konsumenten, die Rechnung nicht pünktlich zu bezahlen. Machen Sie sich das beim Schreiben der Mahnung bewusst und haben Sie Verständnis, dass eine Rechnung im hektischen Geschäftsalltag untergehen kann. Überlegen Sie, was der Grund für die offene Forderung sein könnte. Ist die Rechnung vielleicht nicht angekommen? Wartet der Konsument bewusst mit der Zahlung, da es Mängel und Beschwerden gab? Sie können Ihren Kunden kontaktieren und höflich nachfragen.
Vor allem die erste Zahlungserinnerung sollten Sie äußerst freundlich und zuvorkommend formulieren. Sie hat lediglich die Aufgabe, auf das Problem aufmerksam zu machen und höflich an die ursprüngliche Zahlungsfrist zu erinnern. Erklären Sie, dass die Forderung seit dem Verpassen der Zahlungsfrist überfällig ist. Setzen Sie ein neues Zahlungsziel; üblich sind zehn Tage.
Erfolgt die Zahlung trotz Erinnerung nicht, ist es Zeit für die erste Mahnung. Diese sollte auch freundlich sein, aber bereits die Ernsthaftigkeit der offenen Forderung verdeutlichen. Verweisen Sie auf mögliche weitere Schritte.
Für Zahlungserinnerungen und Mahnungen empfiehlt sich ein sachlicher Einstieg. Vor allem in der Erinnerung können Sie erwähnen, dass Rechnungen manchmal verloren gehen. Zeigen Sie Verständnis dafür und betonen Sie, dass dies nicht tragisch ist. Wie locker und offen Sie den Einstieg formulieren, hängt von Ihrem bisherigen Umgang mit dem Konsumenten sowie dem Image Ihres Unternehmens ab.
Weisen Sie freundlich auf die Leistung hin, die Ihr Unternehmen erbracht hat. Das kann formlos und locker geschehen. Sie können auch nachfragen, ob die Leistung zur Zufriedenheit des Kunden war. So vermeiden Sie potenziell unangenehme Situationen. Es könnte sein, dass die Leistung ohne Ihr Wissen fehlerhaft angekommen ist und der Konsument nur die Reklamation versäumt hat.
Trotz aller Freundlichkeit dürfen Sie Ihr Ziel nicht aus den Augen verlieren. Setzen Sie dem Konsumenten ein neues Zahlungsziel. Mindestens zehn Tage geben dem Kunden eine faire Chance, zu reagieren. In der ersten Zahlungserinnerung erwähnen Sie am besten, dass diese kostenlos ist. Weisen Sie Ihren Kunden aber freundlich darauf hin, dass für ihn bei weiteren Schritten zusätzliche Kosten entstehen.
Wenn Sie den Konsumenten schon lange kennen und einschätzen können, ist etwas Humor in der ersten Zahlungserinnerung durchaus erlaubt. Ist die Geschäftsbeziehung allerdings schon angespannt, verzichten Sie besser darauf. Wichtig ist auch, dass die Ernsthaftigkeit der Angelegenheit nicht verlorengeht. Bei Mahnungen sollten Sie auf Humor verzichten.
Zahlungserinnerungen und Mahnungen sollten freundlich und höflich sein. Orientieren Sie sich bei der Wortwahl an Ihrer Zielgruppe und berücksichtigen Sie, wie lange und gut Sie den Konsumenten kennen. Am sinnvollsten ist es, Mahnungen durch ein erfolgreiches Forderungsmanagement zu vermeiden. Dieses trägt zur Wertschöpfung Ihres Unternehmens bei.
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Michael A. Renz
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