Forderungsausfälle datengestützt vorbeugen: Diese 4 Dinge sollten Sie beachten

Warum sind Kundendaten und Informationen zum Zahlungsverhalten wichtig für Unternehmen? 

Das Erheben und Speichern von Kundendaten in internen Datenbanken im Unternehmen hat mehrere wichtige Gründe: Während Sie personenbezogene Daten zur Kontaktaufnahme benötigen, haben Sie mit dem Wissen über das Einkaufsverhalten die Möglichkeit, Ihren Kunden passgenaue Angebote zu Dienstleistungen und Produkten anzubieten, um so die Umsätze zu steigern. 

Doch neben den Daten für das Kundenmanagement gehören auch Informationen zum Zahlungsverhalten sowie zur Kreditwürdigkeit des Kunden in Ihre Datenbank, um Risikokunden frühzeitig zu erkennen und Forderungsausfälle zu verringern. Gerade in der Zeit von Online-Shopping und bargeldlosen Zahlungsarten steigt das Ausfallrisiko in vielen Unternehmen. 

Mit einem professionellen Forderungsmanagement lassen sich finanzielle Risiken rechtzeitig identifizieren und beheben. Dank externen Datenquellen über Auskunfteien und Inkassodienstleister wie beispielsweise die Lowell Group können Sie datengestützt Forderungsausfälle vorbeugen und die Finanzrisiken im Unternehmen senken.

Forderungsausfall: Beispiel der Datenbeschaffung bei Bonitätsprüfung 

Ein Vertragsabschluss mit einem Telekommunikationsdienstleister, Vermieter oder Kreditgeber setzt fast immer eine Bonitätsprüfung voraus. Kein Wunder: Die schlechte Zahlungsmoral vieler Haushalte und Geschäftspartner sorgt für Forderungsausfälle, die zu Liquiditätsproblemen im Unternehmen führen. Aber auch im Onlinehandel gehören unpünktliche oder ausbleibende Zahlungen sowie Fraud im eCommerce zum Alltag und fordern das Mahnwesen. Mit der Überprüfung der Bonität erhalten Sie Auskunft über die Kreditwürdigkeit potenzieller Vertragspartner. 

Die meisten Unternehmen beauftragen einen externen BPO Dienstleister für die Bonitätsprüfung, was viele Vorteile für Sie hat wie unter anderem:

1. Die meisten Inkassobüros kooperieren mit Auskunfteien und haben somit Zugriff auf externe Datenbanken, die Ihnen weitaus mehr Informationen zum Kunden liefern als die internen Datenbanken im Unternehmen. 
2. Mithilfe von personenbezogenen Daten sowie Informationen zum Zahlungsverhalten von zukünftigen Vertragspartnern berechnen BPO Dienstleister den sogenannten Bonitätsscore. Dieser individuell errechnete Wert dient zur Einschätzung des Ausfallrisikos und der Bonität.  
3. Durch erhobene Negativmerkmale in der Bonität (z. B. offene Forderungen, laufende Kredite, Anzahl von Konten, Mahnbescheide, Insolvenzverfahren oder gerichtliche Daten wie Haftbefehle) lassen sich Forderungsausfälle datengestützt vorbeugen. 

Eine Bonitätsprüfung dürfen Sie vornehmen, sofern eine Einwilligung des potenziellen Kunden oder Geschäftspartners vorliegt oder wenn ein berechtigtes Interesse besteht. Ein berechtigtes Interesse liegt vor, wenn Sie ein wirtschaftliches Risiko mit einem zukünftigen Vertragspartner eingehen.

Übrigens: Für eine präzise Einschätzung der Bonität sind ausreichend Daten Voraussetzung. Daher sollten auch Sie gesammelte Informationen aus Ihrer Datenbank gemäß der DSGVO an Auskunfteien oder Inkassobüros weitergeben, um andere Unternehmen vor Forderungsausfällen zu schützen.

Wie funktioniert die Adressermittlung über eine Auskunftei?

Jedes Unternehmen und vor allem Onlinehändler kennen das Problem: Postsendungen an Kunden kommen mit dem Vermerk „Unbekannt verzogen“ zurück. Diese Retoursendungen sind nicht nur ärgerlich, da Sie unnötige Kosten verursachen. In vielen Fällen handelt es sich nicht nur Werbeprospekte oder Kataloge, die nicht beim Kunden ankommen, sondern auch Rechnungen oder Mahnungen können nicht zugestellt werden. Die Folge: Forderungsausfälle! 

Für Retouren ist zum einen die unzureichende Datenpflege im Unternehmen verantwortlich, oftmals liegt der Fehler jedoch auch beim Kunden. So wird gern einmal vergessen, die neue Adresse an alle Versandhäuser und Vertragspartner zu senden. Das geschieht in der Regel selten bewusst, es gibt aber auch Konsumenten, die ihre Adressänderung mit Absicht nicht weitergeben, um Rechnungen und Mahnungen aus dem Weg zu gehen.

Was können Sie als Unternehmen tun, um an die aktuelle Adresse des Konsumenten zu gelangen? Sie wenden sich an eine Auskunftei! Die Adressermittlung über eine Auskunftei (z. B. über die deutsche Multiauskunftei GmbH) erfolgt innerhalb von wenigen Tagen. Zudem liegt bei einer professionellen Adressermittlung die Erfolgsquote zwischen 60 und 90 Prozent, sodass Sie datengestützt Forderungsausfälle verringern können, indem Sie die aktuelle Anschrift des Kunden erhalten. 

Auskunfteien nutzen zur Ermittlung von Adressen verschiedene Netzwerke wie zum Beispiel: 

• bestehende Adressverzeichnisse
• Insolvenzdatenbanken
• Datenquellen in Wirtschaftsauskunfteien
• Einwohnermeldeamt 
• Identitätsprüfungen 

Gut zu wissen: Die Adressermittlung über erfahrene Auskunfteien und seriöse Inkassounternehmen ist datenschutz- und DSGVO-konform.

Zahlungsverhalten überwachen und Ausfallrisiko senken: So geht’s! 

Eine weitere Möglichkeit, um datengestützt Forderungsausfälle vorzubeugen, ist die Überprfung des Zahlungsverhaltens potenzieller Vertragspartner. Vor allem bei Neukunden fehlt das Wissen, ob der zukünftige Kunde fähig oder willig ist, seine offenen Forderungen pünktlich zu begleichen. Mit ausreichend Informationen zum Kunden und seinem Zahlungsverhalten sowie einer professionellen Datenauswertung über einen externen Inkassodienstleister können Sie das Risiko von Forderungsausfall reduzieren. 

Ein erfahrener BPO Dienstleister wie die Lowell Group besitzt das nötige Fachwissen, wichtige Netzwerke sowie die entsprechende Soft- und Hardware, um mit Data Analytics verschiedene Informationen von Privatpersonen und Unternehmen auszuwerten und zu bewerten. Neben personenbezogenen Daten wie Name, Anschrift, Geburtsdatum und Geschlecht fließen zusätzlich die nachfolgenden Informationen in die Bewertung mit ein: 

• Zahlungsverhalten
  (Zahlungsstörungen wie Zahlungsunregelmäßigkeiten, aber auch positive Merkmale wie zum Beispiel fristgerechte Rückzahlungen)
• negative Merkmale
  (gekündigte Kredite durch die Bank, Besitz mehrerer Bankkonten und Kreditkarten bei unterschiedlichen Anbietern, mehrere laufende Klein-Kredite, Forderungsausfall, Mahnbescheide, Insolvenzverfahren, Vollstreckungsbescheid oder Zwangsvollstreckung)
• gerichtliche Daten
  (Eidesstattliche Versicherung, Haftbefehl)

Die Datenauswertung aus verschiedenen Quellen über einen externen Inkassodienstleister ermöglicht Ihnen eine bessere Einstufung von Kunden. Durch die frühzeitige Erkennung von Risikokunden, die zahlungsunfähig oder zahlungsunwillig sind oder die aufgrund von Betrugsfällen aufgefallen sind, können Sie mithilfe von Data Analytics Forderungsausfälle vorbeugen.

Hinweis: Die negativen Merkmale in der Bonität wirken sich auf den Bonitätsscore und somit auf die Kreditwürdigkeit aus. Je höher der Bonitätsscore ist, desto vertrauens- und kreditwürdiger ist der potenzielle Vertragspartner.

Thema Datenschutz: Was gilt im Forderungsmanagement?

Ein wichtiges Thema beim Erheben, Speichern und Weitergeben von Kundeninformationen ist der Datenschutz. Seit Mitte 2018 gilt die Europäische Datenschutzverordnung (EU-DSGVO / DSGVO) – das einheitliche Datenschutzgesetz regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten für Unternehmen in der EU sowie für Firmen mit Sitz außerhalb der EU, die jedoch mit Personendaten aus Europa arbeiten. Personenbezogene Daten sind unter anderem Name, Anschrift, E-Mail, Telefon, Geburtsdatum sowie Kontodaten. Aber auch Standortdaten vom Handy, Cookies und die IP-Adresse können hierbei mit einfließen. 

Auch im Forderungsmanagement gelten die Richtlinien der DSGVO, sodass professionelle Inkassodienstleister meist ausschließlich Daten aus öffentlichen Verzeichnissen sowie Informationen aus der Adressermittlung von Auskunfteien nutzen. Hierbei gilt jedoch: Um Personendaten zur Durchsetzung bei Forderungsausfall von einem BPO Dienstleister zu verarbeiten, müssen zum einen die Grundrechte der jeweiligen Person oder des Unternehmens beachtet werden und gleichzeitig muss ein berechtigtes Interesse Ihrerseits bestehen.

Wichtig:  Die Löschung von negativen Einträgen in der Bonität erfolgt in der Regel drei Jahre nach Erledigung des Falls bzw. nach Zahlung der offenen Forderungen. Eine vorherige Datenlöschung ist nur möglich, sofern die Einträge rechtswidrig oder falsch sind.