Stichwort BPO: 5 Gründe, Ihr Risikomanagement noch heute auszulagern

Was bedeutet BPO?

BPO (= Business Process Outsourcing) bedeutet aus dem Englischen übersetzt „das Auslagern von Geschäftsprozessen“. Dabei kann es sich um die teilweise oder komplette Auslagerung von Aufgaben handeln, die an einen externen Dienstleister übergeben werden. In der Regel werden Unternehmensbereiche ausgelagert, die nicht direkt an das Hauptgeschäft gekoppelt sind.

Beispiel-Bereiche für BPO sind unter anderem: 

• Marketing 
• IT-Support 
• Personalwesen 
• Logistik
• Forderungsmanagement
• Risikomanagement 

Speziell das Ausgliedern des Risikomanagements an einen externen Inkassodienstleister sorgt nicht nur für eine Arbeitsentlastung und Kosteneinsparung von Personal und Material. Durch geeignete Maßnahmen wie Bonitätsprüfung und Betrugsprävention lassen sich zusätzlich Ausfallrisiken und Betrugsfälle reduzieren und somit finanzielle Engpässe vermeiden.

Beispiel Forderungsausfall im Risikomanagement:
Max Mustermann bestellt online Waren und wählt Kauf auf Rechnung. Trotz Erhalt der bestellten Ware bezahlt Max Mustermann die Rechnung nicht, da er zahlungsunfähig ist. Durch Auslagern des Risikomanagements an ein Inkassounternehmen hätte sich mithilfe von Bonitätsprüfung der Zahlungsausfall vermeiden lassen können. 

1. Entlastung und Zeitersparnis durch BPO im Risikomanagement

Mit dem Ausgliedern von einzelnen oder ganzen Geschäftsprozessen schaffen Sie eine enorme Arbeitsentlastung und können sich dank Zeitersparnis auf die wesentlichen Aufgaben oder neue Projekte konzentrieren. Gerade weil die Aufgaben im Risikomanagement vielseitig und anspruchsvoll sind und neben gutem Fachpersonal auch spezielle Arbeitsmittel (z. B. Software) benötigt werden, entscheiden sich heutzutage immer mehr Unternehmen für BPO.

Das frühzeitige Erkennen, Bewerten und Beheben von Gefahren im Risikomanagement sind zeitaufwendige Prozesse. Der Wegfall dieser Prozesse ermöglicht eine Entlastung der Ressourcen, was sich vor allem durch mehr Effektivität und Produktivität bemerkbar macht. Sie können die Mitarbeiter entsprechend ihren Fähigkeiten anderweitig einsetzen und gleichzeitig die Kapazitäten anpassen. Für schnell wachsende Unternehmen wie zum Beispiel Start-Ups ist BPO im Risikomanagement genauso hilfreich wie für KMU.

Gut zu wissen: In sehr großen Unternehmen wird für das Risikomanagement oftmals ein sogenannter Risk-Manager (= Risikomanager) oder eine komplette Abteilung eingesetzt.

2. Mit BPO im Inkasso die Finanzrisiken im Unternehmen senken

Bei einem BPO Dienstleister im Forderungsmanagement handelt es sich meist um ein Inkassobüro. Durch das Auslagern der vielseitigen Geschäftsprozesse im Finanz- und Rechnungswesen (z. B. Schuldnerkorrespondenz, Mahnschreiben, Zahlungsüberwachung, Erstellung von Zahlungsplänen, Einleitung gerichtlicher Inkassoverfahren) an einen externen Dienstleister können Sie finanzielle Risiken im Unternehmen senken und die Liquidität verbessern. 

Ein spezialisierter BPO Dienstleister im Inkasso und Mahnwesen kann mithilfe von Bonitätsprüfung bei Auskunfteien sowie der Überwachung vom Zahlungsverlauf durch computergesteuerte Datenauswertung das Ausfallrisiko offener Forderungen verringern. Aber auch Betrugsprävention im Risikomanagement ist ein wichtiger Prozess, den ein Inkassobüro für Sie übernimmt, um Finanzrisiken von Ihrem Unternehmen fernzuhalten. 

BPO im Risikomanagement an ein Inkassobüro hat wesentliche Vorteile für Sie: 

1. Inkassounternehmen arbeiten mit Auskunfteien zusammen und greifen zur Überprüfung der Kreditwürdigkeit von potenziellen Vertragspartnern auf interne Informationen zum Kunden oder Unternehmen sowie auf externe Datenquellen zurück. Je mehr Informationen zum Zahlungsverhalten einer Person oder eines Unternehmens vorliegen, desto besser lässt sich der individuelle Bonitätsscore berechnen und umso präziser die Liquidität einschätzen. 
2. Ein Experte im Forderungsmanagement wie zum Beispiel die Lowell Group nutzt innovative Softwarelösungen zur Datenauswertung (Data Analytics) und frühzeitigen Risikoerkennung. Dank der umfangreichen Informationen profitieren Sie von einer individuellen Beratung und von passgenauen Maßnahmen für ein effektives Mahnmanagement. 
3. Beim Auslagern des Kreditmanagements an ein Inkassounternehmen werden Kundendaten sensibel behandelt. Professionelle BPO Dienstleister wie beispielsweise Auskunfteien oder Inkassobüros arbeiten nach den Richtlinien der DSGVO (europäischen Datenschutz-Grundverordnung) und stehen unter Aufsicht des zuständigen Landesbeauftragten für Datenschutz.

Übrigens: Die Prüfung der Kreditwürdigkeit von potenziellen Kunden ist ein wichtiger Prozess der Betrugsprävention, da Negativmerkmale in der Bonität auch auf Betrugsfälle hinweisen können.

3. Qualitätssteigerung durch Kompetenz eines BPO Dienstleisters

Keine Frage: Ein Experte hat das nötige Know-How und Fachwissen. Durch das Ausgliedern einzelner oder kompletter Aufgabenbereiche im Risikomanagement an ein externes Unternehmen ist eine Steigerung der Qualität in den Geschäftsprozessen selbstverständlich. Ein BPO Dienstleister verfügt neben Kompetenz oftmals über jahrelange Erfahrung auf seinem Arbeitsgebiet und bringt nützliches Wissen sowie praktische Tipps mit. Der Zugriff auf spezielle Computerprogramme, die Ihnen nicht zur Verfügung stehen, ist ein weiterer Vorteil. 

Ein Beispiel für BPO im Forderungsmanagement:
Zahlungsstörungen sowie Betrugsfälle sind finanzielle Risiken, die zu hohen Kosten und Liquiditätsengpässen führen und auf lange Sicht die Existenz bedrohen können. In vielen Unternehmen fehlt es an ausreichend Fachpersonal für die Bereiche Finanz- und Rechnungswesen. Wichtige Prozesse wie das frühzeitige Erkennen, Überwachen und Beheben von finanziellen Risikofaktoren finden nur unzureichend oder gar nicht statt. 

Wenn Sie das Forderungsmanagement an einen professionellen BPO Dienstleister auslagern, ist eine frühzeitige Einstufung von Finanzrisiken durch die Kompetenz des Experten sowie mithilfe der nötigen Soft- und Hardware möglich. Vor allem, wenn Sie mit Ihrem Unternehmen im Onlinehandel tätig sind und Produkte oder Dienstleistungen über das Internet verkaufen, müssen Sie finanzielle Unternehmensrisiken frühzeitig identifizieren und beheben. 

Wichtig: Zu den finanziellen Risiken im Unternehmen gehören neben Zahlungsausfall und Betrug auch Währungs- und/oder Zinsveränderungen, Beteiligungsrisiken (z. B. Wertpapiere, Immobilien, Anlagen), eine niedrige Eigenkapitalquote und eine schlechte Liquidität.

4. Kostenreduzierung durch Outsourcing an externes Unternehmen

Für viele Unternehmen ist die Kosteneinsparung mit BPO ein entscheidender Punkt, die für das Auslagern von Geschäftsprozessen an einen externen Dienstleister sprechen. Doch welche Kosten lassen sich durch Outsourcing des Risikomanagements einsparen?

Personalkosten
Für ein erfolgreiches Risikomanagement brauchen Sie geeignetes Fachpersonal. Ein ausgebildeter Risk-Manager oder kompetentes Personal mit Erfahrung sind schwer zu finden und haben meist entsprechende Gehaltsvorstellungen. Mit einer Ausgliederung der Geschäftsprozesse sparen Sie sich die Suche nach dem richtigen Personal sowie hohe Lohnkosten und soziale Abgaben.  

Hard- und Software
Die Überwachung des Zahlungsverhaltens, die Berechnung des Bonitätsscores sowie die Datenauswertung von potenziellen oder bestehenden Vertragspartnern erfolgt meist über teure und spezielle Programme, die Ihnen nicht zur Verfügung stehen. BPO Dienstleister wie Inkassobüros oder Auskunfteien verfügen in der Regel über die nötige Hard- und Software.

Mietkosten
Ein externer BPO Dienstleister hat seinen Arbeitsplatz meist nicht in Ihrem Unternehmen, sondern in eigenen Räumlichkeiten – oftmals sogar in einer anderen Stadt. Mit Business Process Outsourcing sparen Sie daher die Mietkosten (sowie Nebenkosten) für entsprechende Arbeitsplätze in Ihrem Unternehmen. 

Merke: Zur Kostenersparnis gehört auch die Kompetenz eines BPO Dienstleisters. Denn ein Experte verfügt über Fachwissen, was wiederum Zeit spart und somit die Kosten senkt. 

5. Kundenzufriedenheit (und Umsatzsteigerung) durch BPO 

Last but not least ist die Kundenzufriedenheit (und die sich daraus ergebende Umsatzsteigerungen) ein guter Grund, warum Sie das Risikomanagement an ein externes Unternehmen übergeben sollten. 

Warum? Einfach erklärt: Professionell geführte Prozesse im Risikomanagement senken die Fehlerquote, gleichzeitig erstellt Ihnen ein BPO Dienstleister individuelle Lösungen für Sie und Ihre Kunden. Und: Ein zufriedener Kunde, der eine kompetente Beratung mit passgenauer Lösung erhält (z. B. ein persönlicher Zahlungsplan oder Ratenzahlung bei offenen Forderungen), bindet sich langfristig an Ihr Unternehmen und steigert die Umsätze durch weitere Einkäufe oder Vertragsabschlüsse. 

Ein Tipp: Ein BPO Dienstleister im Forderungsmanagement wie die Lowell Group übernimmt gern den Customer Care (= Kundendienst) für Ihr Unternehmen. Die richtige Kundenansprache im Inkasso und Mahnwesen mit Schuldnern, Anwälten oder Gerichten gehört zu unseren Kompetenzen!