Wie funktioniert die Debitorenbuchhaltung?

Welche Aufgaben hat die Debitorenbuchhaltung? 

Die Aufgaben der Debitorenbuchhaltung sind vielseitig und umfassen die Überprüfung von Zahlungseingängen, das Überwachen von fälligen Forderungen und die Verbuchung von Geldeingängen. Das Anlegen von Debitorenkonten oder Debitorengruppen, das Schreiben von Mahnungen, die Bonitätsprüfung und die Risikoeinschätzung von Debitoren sind ebenfalls Tätigkeitsfelder im Debitorenmanagement.

Grundsätzlich wird die Debitorenbuchhaltung in zwei Aufgabenbereiche unterteilt:

Informationsmanagement

Das Informationsmanagement beschäftigt sich mit dem Zahlungsverhalten von Konsumenten sowie den zu erwartenden Zahlungen von noch offenen Forderungen an das Unternehmen. Das geschieht etwa durch die Prüfung der Bonität des Debitors. Die Informationen zur Zahlungsmoral von Kunden sind relevant für eine weitere Geschäftsbeziehung, aber auch für die langfristige Unternehmensplanung. Denn zahlungsunfähige oder zahlungsunwillige Kunden sind eine Gefahr für die Liquidität des Unternehmens, da finanzielle Engpässe die Existenz bedrohen können.

Forderungsmanagement

Das Forderungsmanagement widmet sich voll und ganz dem Mahnwesen und hat das Ziel, die ausstehenden Forderungen von Konsumenten einzuholen. Die Aufgaben im Forderungsmanagement erfordern Zeit und Kompetenz: Das Schreiben von Mahnungen reicht häufig nicht aus, sodass für das Eintreiben von offenen Forderungen weitere Maßnahmen wie zum Beispiel Gesichtsprozesse nötig sind. Viele Unternehmen lassen sich daher von einem Experten wie Lowell im Bereich Mahnwesen und Inkasso in der Debitorenbuchhaltung professionell unterstützen.

Wichtig: Halten Sie trotz des Ärgers über säumige Zahlungen das Mahnwesen menschlich, um eine harmonische Beziehung und eine langfristige Kundenbindung zu schaffen.

Debitorenbuchhaltung vs. Kreditorenbuchhaltung

In der Buchhaltung ist der Debitor der Konsument, der Kreditor hingegen ist der Gläubiger. Bei einem Debitor kann es sich um eine natürliche Person (= Kunde) oder ein Unternehmen handeln, der bei einem Kreditor, also einem anderen Unternehmen, Schulden hat. Oder einfacher: Ihr Kunde (Debitor) hat durch den Kauf von Waren ausstehende Rechnungen in Ihrem Unternehmen (Kreditor). Genauso kann ein Unternehmen aber auch Schulden bei einem anderen Dienstleister haben.

Die Debitorenbuchhaltung befasst sich mit den Forderungen eines Unternehmens. In der Regel stellen Sie Ihren Kunden für die gekauften Waren oder Leistungen eine Rechnung aus und legen zur besseren Verwaltung in der Debitorenbuchhaltung für jeden Kunden ein eigenes Debitorenkonto an. Ein Debitorenkonto weist demzufolge ein Guthaben gegenüber jemanden aus – in diesem Fall das Guthaben gegenüber Ihrer Kunden.

In der Kreditorenbuchhaltung werden die Verbindlichkeiten eines Unternehmens verwaltet, die beispielsweise für externe Leistungen, Einkauf oder Produktion anfallen. Das Kreditorenkonto weist daher die Schulden gegenüber jemanden aus – in diesem Fall die Verbindlichkeiten, die Ihr Unternehmen bei anderen Dienstleistern wie zum Beispiel bei Lieferanten, Herstellern oder einem Inkassobüro hat.

Gut zu wissen: Eine professionelle Buchhaltungssoftware vereinfacht die Verwaltung von Debitoren- und Kreditorenkonten und eignet sich sowohl für kleine bis mittlere Unternehmen als auch für große Betriebe.

Die richtige Kommunikation im Mahnwesen und Inkasso  

Empathie ist der Schlüssel zum Erfolg, das gilt auch in der Debitorenbuchhaltung. Es mag vielleicht der einfachste Weg sein, eine Mahnung nach der anderen an den Kunden zu verschicken, bis dieser die offenen Forderungen bezahlt. Oftmals erreichen Sie jedoch über den persönlichen Kommunikationsweg mehr, und das nicht nur in Bezug auf die Eintreibung der ausstehenden Zahlungen. Gerade bei treuen Kunden kann es triftige Gründe für den plötzlichen Zahlungsverzug geben und ein persönliches Gespräch stärkt die menschliche Kundenbeziehung.

Die Corona-Krise ist ein gutes Beispiel, da die Auswirkungen der Pandemie auf die Wirtschaft in jeder Branche spürbar sind und uns noch lange begleiten werden. Durch Kurzarbeit oder Arbeitslosigkeit kommt es zu Zahlungsausfällen von Kunden, was wiederum zu einer drohenden Insolvenz für Unternehmen führt. Die Debitorenbuchhaltung wird in den kommenden Jahren stark gefordert sein, denn Empathie und Wertschätzung in der Kommunikation mit dem Schuldner haben genau in diesen Situationen höchste Relevanz:

1. Suchen Sie den persönlichen Kontakt.
2. Kommunizieren Sie auf Augenhöhe.
3. Seien Sie empathisch, aber bleiben Sie standhaft und verhandlungssicher.
4. Finden Sie eine zufriedenstellende Lösung für beide Parteien.

Gute Lösungsvorschläge können monatliche Ratenzahlungen oder individuelle Zahlungspläne sein. Mit beiden Varianten ist Ihr Unternehmen besser bedient, als wenn Sie einen kompletten Zahlungsausfall hinnehmen müssen. Und das Beste: Ihre Kunden werden es Ihnen danken! Heutzutage ist es nicht selbstverständlich, dass Unternehmen auch in schwierigen Situationen (bei offenen Forderungen) das Gespräch suchen, Verständnis zeigen und gemeinsam nach Lösungen suchen.

Schon gewusst: Mit kleinen Werbegeschenken punkten Sie bei treuen Kunden. Kugelschreiber und Kalender sind Klassiker, Handy-Halter oder Silikon-Kaffeebecher kommen ebenfalls gut an.

Welche Vorteile hat Outsourcing der Debitorenbuchhaltung? 

Die Verwaltung von Debitoren sowie die Bereiche Mahnwesen und Inkasso sind sehr zeitaufwendige Tätigkeitsfelder in der Debitorenbuchhaltung. Für die Aufgaben benötigen Sie kompetentes Personal, das sich nicht nur im Umgang mit Zahlen auskennt. Das Schreiben von Rechnungen und Mahnungen bis hin zu weiterführenden Maßnahmen bei Zahlungsverzug ist ein wichtiges Gebiet im Debitorenmanagement. Die Verwaltung und Überprüfung im Informationsmanagement stellen den anderen relevanten Teil dar. Was häufig in der Buchhaltung vergessen oder „stiefmütterlich“ behandelt wird, ist die menschliche Beziehung zum Kunden.

Das Verständnis in den Bereichen Kommunikation, Konfliktmanagement und Wertschätzung darf bei der Kundenkommunikation im Debitorenmanagement nicht fehlen. Viele Unternehmen haben weder die Zeit noch das Fachpersonal, um all diesen Anforderungen gerecht zu werden. Daher ist das Ausgliedern der Debitorenbuchhaltung an einen externen Dienstleister immer gefragter. Ein Experte wie Lowell übernimmt gerne für Sie die vielfältigen Aufgaben der Debitorenbuchhaltung, sodass Sie sich nicht weiter um offene Forderungen, die Debitorenverwaltung und die Konsumentenkorrespondenz kümmern müssen. 

Übrigens: Im Debitorenmanagement können Sie einzelne Bereiche ausgliedern und sich zum Beispiel auf das Informationsmanagement konzentrieren, indem Sie das Forderungsmanagement an ein externes Inkassobüro outsourcen.