Einen Debitor richtig ansprechen – so funktioniert effektives Mahnwesen
Das Wichtigste in Kürze
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Das Wichtigste in Kürze

  • Die Begriffe Debitor und Kreditor stammen aus der Finanzbuchhaltung, wobei es sich bei einem Debitor um den Konsumenten und bei einem Kreditor um den Gläubiger handelt.

  • Debitoren sind Forderungen aus Leistungen oder Lieferungen, die Ihr Unternehmen gegenüber Kunden hat. In einem Debitorenkonto sind neben den personenbezogenen Daten des Kunden daher auch immer die Schulden des Debitors aufgelistet.

  • Auch ein Unternehmen kann bei einem externen Dienstleister wie zum Beispiel bei einem Lieferanten, Hersteller oder Inkassounternehmen offene Verbindlichkeiten haben, sodass von der Kreditorenbuchhaltung die Rede ist.

Inhaltsverzeichnis

Was ist ein Debitor?

Ein Debitor ist eine natürliche Person wie zum Beispiel ein Kunde Ihres Unternehmens. Der Kunde wird zum Schuldner, indem er Produkte oder Dienstleistungen von Ihnen in Anspruch nimmt und dafür eine Rechnung erhält. In diesem Fall wird von der Debitorenbuchhaltung gesprochen.

Wie kann ich richtig mit einem Debitor kommunizieren?

Debitoren sind Konsumenten, die Kundenstatus genießen und daher auch als Kunde angesprochen werden wollen und sollen. Hat ein Kunde die bestellte Ware erhalten, aber nach vier Wochen die Rechnung nicht beglichen, verschicken Sie in der Regel die erste Zahlungserinnerung. Erfolgt daraufhin keine Reaktion und keine Zahlung, verschicken Sie weitere Mahnungen an den Kunden, bis nur noch das gerichtliche Mahnverfahren übrigbleibt. Diese Maßnahmen kosten Ihrem Unternehmen viel Zeit und Geld, das Ihnen durch die Zahlungsausfälle fehlt.

Auch wenn das Schreiben von Mahnungen in der Debitorenbuchhaltung unausweichlich ist, können Sie säumige Kunden auf anderen Wegen kontaktieren. Nutzen Sie verschiedene Kanäle, um mit einem Debitor zu kommunizieren. Über E-Mail oder SMS erreichen Sie den Konsumenten häufig schneller und das persönliche Gespräch am Telefon ist oftmals erfolgreicher als eine schriftliche und Mahnung. Warum? Ganz einfach: Der Kunde nutzt zwar gerne die digitalen Medien, dennoch spielen Empathie und Wertschätzung eine wichtige Rolle in der Kundenbeziehung.

Daher kommunizieren Sie auf Augenhöhe mit dem Debitor, so erfahren Sie die (vielleicht triftigen) Gründe für den Zahlungsverzug und können in einem empathischen Gespräch eine zufriedenstellende Lösung wie etwa Ratenvereinbarungen oder individuelle Zahlungspläne verhandeln. Durch die aktive und persönliche Kontaktaufnahme Ihrerseits fühlt sich der Konsument verstanden und wertgeschätzt – das wirkt sich positiv auf die langfristige Kundenbindung aus.
 

Wichtig: Stammkunden sind besonders wertvoll für Ihr Unternehmen, sodass Sie bei Zahlungssäumnis von treuen Kunden immer zuerst den persönlichen Kontakt suchen sollten!

Warum ein Debitorenkonto für Kunden ratsam ist 

Die offenen Forderungen von Kunden sind in der Buchhaltung auf dem Debitorenkonto sichtbar. Hierbei kann es sich um ein Konto für alle Debitoren handeln oder um ein eigenes Konto Debitor für einen Kunden. Durch die Einsicht der Debitoren (= Guthaben) hat die Buchhaltung jederzeit einen Blick auf die finanzielle Lage des Unternehmens. Diese Informationen haben für langfristige Planungen und Neuinvestitionen eine hohe Relevanz.

Mithilfe von Debitorenkonten können Sie in einer geeigneten Buchhaltungs-Software auch Debitorengruppen anlegen. Diese Gruppen lassen sich nach verschiedenen Kriterien einteilen und ermöglichen dadurch eine Kundensegmentierung im Debitorenmanagement. Im Forderungsmanagement sind weniger die Informationen zum Kaufverhalten oder zu individuellen Vorlieben des Kunden relevant. Die Einteilung in Debitorengruppen hilft Ihnen zum Beispiel dabei:

  • Risikodebitoren mithilfe von Bonitätsprüfung frühzeitig zu erkennen
  • die Überwachung von Ratenvereinbarungen und Zahlungsplänen zu vereinfachen
  • einzuschätzen, ob und wann offene Forderungen vom Debitor beglichen werden


Übrigens: Debitorengruppen dienen in erster Linie zur Klassifizierung von Debitoren zum Beispiel nach Umsatzzahlen, während Sie in einem Konto Debitor die Kontaktdaten und Informationen zu offenen Zahlungen von Kunden finden.

Wie können Sie Risikodebitoren erkennen?   

Online-Shopping und Kauf auf Rechnung schaffen für den Kunden zwar ein Einkaufserlebnis von der heimischen Couch aus, aber vereinfachen auch die Möglichkeit von Zahlungsverzug bis hin zu Zahlungsausfällen. Für jedes Unternehmen sind zahlungsunfähige und zahlungsunwillige Kunden existenzbedrohend, daher ist ein effektives Mahnwesen für jede noch so kleine Firma von großer Bedeutung.

Im Debitorenmanagement geht es nicht nur um die richtige Konsumentenkorrespondenz, sondern auch um die frühzeitige Erkennung von Risikodebitoren. Durch das Wissen, welcher Kunde seine Rechnungen nicht pünktlich oder gar nicht bezahlt, können Sie das Ausfallrisiko reduzieren und auf lange Sicht in Ihrem Unternehmen die Liquidität sichern

Diese Maßnahmen helfen Ihnen bei der Erkennung von Risikodebitoren:

  1. Bonitätsprüfung
  2. Kundensegmentierung

Mithilfe einer Bonitätsprüfung können Sie sich bei Auskunfteien personenbezogene Daten wie Anschrift, Alter oder Geschlecht vom Debitor einholen. Gerade im Mahnwesen sind Retour-Rechnungen mit dem Vermerk „unbekannt verzogen“ ärgerlich – durch die Adressermittlung können Sie Ihre Kundendaten aktualisieren. Bei der Prüfung der Bonität sind die Informationen zum Zahlungsverhalten jedoch relevanter, da Ihnen diese Daten Kenntnis darüber geben, ob der Kunde zahlungsfähig ist oder nicht.

Durch Kundensegmentierung lassen sich Debitoren nach verschiedenen Kriterien in Kundengruppen einteilen. Mit dieser Maßnahme haben Sie einen besseren Überblick, welcher Kunde zu den Risikodebitoren gehört und wer beispielsweise offene Forderungen mit Ratenzahlungen begleicht.

Gut zu wissen: Bei der Bonitätsbewertung von Kunden werden in der Regel die folgenden Kriterien berücksichtigt: Einkommen, bisherige Kredite, Ausgaben, Schulden, Vermögen und Güterstand.

Inkassobüro für die Forderungseintreibung von Debitoren beauftragen  

Das Eintreiben von offenen Forderungen von Kunden ist zeitaufwendig und erfordert Kompetenz. Ein kleines Unternehmen mit wenigen Kunden kann das Mahnwesen selbstständig führen, mittlere bis große Firmen beauftragen gerne ein externes Inkassobüro für das Forderungsmanagement.

Die Vorteile: Durch das Outsourcing des Mahnwesens an einen Experten wie Lowell können Sie in Ihrem Unternehmen Zahlungsausfälle reduzieren und somit die Liquidität verbessern. Durch die hohe Zeitersparnis verlieren Sie weniger wertvolle Ressourcen und können sich auf das Kerngeschäft konzentrieren – ohne dass die emotionale Kundenbeziehung darunter leidet. Inkassobüros haben Erfahrung im Umgang mit säumigen Kunden und wählen die richtige Ansprache für den Debitor.

Ein Inkassounternehmen wie Lowell unterstützt Sie beim effektiven Mahnwesen mit Aufgaben wie unter anderem:

  • Prüfung der Bonität von Kunden
  • Ermittlung von Risikodebitoren
  • Datenpflege und Verwaltung von Kontakten
  • Anlegen von Debitorenkonten und Debitorengruppen
  • Kundensegmentierung nach ausgewählten Kriterien
  • empathische Kommunikation auf Augenhöhe mit dem Debitor
  • Erstellung und Kontrolle von individuellen Zahlungsplänen
  • Überwachung von Zahlungseingängen
  • Korrespondenz mit Anwälten und Gerichten
  • Anmahnen säumiger Kunden
  • Forderungseintreibung durch gerichtliches Mahnwesen

Schon gewusst: Forderungsrezession ist eine weitere Maßnahme, um das Ausfallrisiko zu minimieren, da Sie offene Forderungen vom Debitor an einen Inkassodienstleister abtreten.

Fazit: Der Debitor als Schuldner mit Kundenstatus   

In jedem Unternehmen gibt es Zahlungsausfälle, vor allem Online-Händler leiden häufig unter der schlechten Zahlungsmoral von Kunden. Auch wenn es mühsam ist, seinem eigenen Geld hinterherzulaufen, sollten Sie dem Konsumenten mit Menschlichkeit gegenübertreten. Ein Debitor ist zwar ein Schuldner Ihres Unternehmens, aber trotz allem noch Ihr Kunde. Ein empathisches Gespräch mit säumigen Kunden bringt häufig mehr als eine unpersönliche Mahnung – durch die richtige Kundenansprache und effektives Mahnwesen können Sie Zahlungsausfälle reduzieren UND die Kundenbeziehung stärken.

Ein Tipp: Nutzen Sie auch im Debitorenmanagement unterschiedliche Kanäle zur Kommunikation. Mit der Omnichannel-Strategie können Sie in einem Contact Center über verschiedene Kanäle wie zum Beispiel E-Mail, SMS, Social Media und Live-Chat mit dem Debitor kommunizieren.